Sådan håndterer du medarbejdere med stress

Hvordan går det?

Travlt!

Det er det typiske svar, man får, når man spørger ledere i branchen, hvordan det går lige nu. Det går nemlig stærkt for tiden. Erhvervskunder, som skal lukke det igangværende budgetår, projekter som skal afsluttes inden nytår, privatkunder som døjer med varmesystemer eller installationer i kulden. Altsammen oven i den almene travlhed, som har præget store dele af branchen i længere tid.

Det er derfor vigtigt, at man som leder sikrer, at travlhed ikke bliver til stress blandt ens medarbejdere. Og at man som leder håndterer stress korrekt, hvis en medarbejder bliver ramt.

Den første - og nok største udfordring - når vi får rigtigt travlt, er, at vi helt naturligt prøver at løse det ved at arbejde igennem. Vi skruer op for arbejdstiden, arbejder hurtigere og tager færre pauser. Vi har øjnene på opgaverne, som skal løses - og ikke meget andet. Det er en løsning, der for de fleste fungerer helt fint - for en periode. Udfordringen er, at det ikke er holdbart på den lange bane. Over tid mister vi overblik, og vi får ikke prioriteret effektivt eller gjort opgaverne helt færdige. Det skaber tidsrøvere, og vi ender mod vores vilje med at få endnu mere travlt. Derudover trækker det veksler på os selv, hinanden og ofte også familierne derhjemme.

Det er her den første alarmklokke skal lyde. Når vi får rigtig travlt, kræver det, at man som leder sætter tid af til at skabe overblik, får prioriteret sin egen og medarbejdernes tid og måske endda tager lidt mere afstand til de enkelte opgaver for en periode.

Når travlhed bliver til noget mere

Den næste udfordring gemmer sig i, at det ofte er meget forskellige ting fra person til person, som gør, at travlheden kan blive til stress eller andet ubehageligt bøvl.

Det betyder også, at vi ikke kan lave én enkel opskrift, som løser problemet for alle. Der er dog nogle generelle ting, som altid er en god idé at gøre i forhold til at forebygge stress i de særligt travle perioder:

3 gode råd til forebyggelse af stress

1. Snak med - og ikke på - dine medarbejder

Som nævnt ovenfor er alle mennesker forskellige, også når det kommer til, hvad der kan presse og belaste os. Som ledere kan vi derfor også kun hjælpe effektivt, hvis vi faktisk kender vores folk og får snakket med dem jævnligt. Effektiv forebyggelse kræver, at vi ved, hvad der er vigtigt for den enkelte, hvad der kan presse dem, og hvad der er hjælpsomt for dem i travle perioder. Her virker gode råd og andres erfaringer ikke, her lærer vi kun ved at spørge.

2. Hold øje med forandringer i opførsel og adfærd

Vi kender ofte hinanden rigtigt godt på arbejde. Vi ser hinanden på både de gode og dårlige dage. Vi er derfor også overraskende godt indstillet til at opfange, når noget væsentligt ændrer sig. Når Kasper fx pludseligt brokker sig mere end han plejer, eller Jytte er mere stille end normalt, så kan det være en god idé at spørge lidt mere ind til, hvordan det går.

3. Kend din rolle og spørg til opgaverne

”Jamen det er ikke på arbejdet, der er udfordringer, det er i hans/hendes privatliv – og det kan jeg jo ikke gøre noget ved”

Når vi bliver rigtigt pressede, er det ofte en blanding af store eller særlige krav både på arbejde og i privatlivet. Det er helt rigtigt, at vi som ledere dårligt kan (eller skal) hjælpe folk i deres private liv, men vi kan godt spørge os selv, hvad vi så kan og vil gøre for at hjælpe på arbejdet, når nu landet ligger, som det gør. Det kan her være en hjælp at være lidt opmærksom på, hvordan vi spørger. Der er for eksempel forskel på at spørge, ”hvordan går det?” og så ”hvordan går det med dine opgaver?” eller ”Er der noget du har brug for?” og så ”Er der noget du har brug for i forhold til dine opgaver?” Når vi siger ”i forhold til dine opgaver”, sætter vi fokus på arbejdet, og det vi som leder og medarbejder rent faktisk kan gøre noget ved.

Når stressen rammer

På et eller andet tidspunkt skal alle ledere håndtere en medarbejder, som bliver ramt af stress. Selvom dele af ovenstående stadig gælder her, ændrer det sig også væsentligt, når medarbejderen har været hos lægen, og står der med en lægeerklæring og eventuelt en sygemelding. Mange større virksomheder har en HR-afdeling, som kan være behjælpelig, mens andre må finde hjælp og sparring andre steder. Jeg vil ikke her komme ind på de personalejuridiske opmærksomheder, men blot give et par almene råd til, hvad der kan være vigtigt at huske på som leder

3 gode råd til håndtering af stress

1. Kend dine begrænsninger

Som leder vil man kunne møde mange både personlige og sårbare emner, når medarbejderen bliver ramt af stress. Her kan det være gavnligt at huske på sine begrænsninger. Som leder skal man ikke fixe eller behandle medarbejderens situation. Hvis man hører noget, man ikke ved, hvordan man skal reagere på, er det helt ok at sige ”Jeg kan godt høre, det er hårdt lige nu - har du et sted, hvor du kan få hjælp med det her?”

2. Sørg for en tæt dialog og løbende opfølgninger

Når medarbejderen er hjemme med en længerevarende sygemelding, har vi desværre en slem tendens til, at der går lidt ”ude af øje, ude af sind” i den. Det kan både skyldes, at vi er travlt optaget af driften og de daglige udfordringer og derfor glemmer det, men det kan også være, at vi ikke ved, hvad vi kan eller må spørge om ved sygdom. Her er det vigtigt at sige, at intet er i vejen for at ringe til medarbejderen og spørge, hvordan det går. For langt de fleste er det faktisk rigtigt rart, når lederen henvender sig og holder ”linjen varm” løbende. Erfaringen er desuden, at det giver kortere sygdomsforløb.

3. Skab forudsigelighed og klare aftaler

Når der skal lægges en plan for, hvordan medarbejderen kommer retur til arbejdet, er forudsigelighed og klare aftaler afgørende. For de fleste vil det være en stor mundfuld at skulle tilbage til arbejde, og her kan det være en stor hjælp, hvis man ved præcis, hvilke opgaver man skal løse, hvem man skal arbejde sammen med osv.

Hvis man fx starter en medarbejder op på nedsat tid eller med nogle særligt afgrænsede opgaver, kan det være en god ide at lave nogle meget klare aftaler om hvornår og hvordan, I skruer op for arbejdstid eller andre arbejdsopgaver igen.

Vil du vide mere om den gode forebyggelse og håndtering af stress, kan du tilmelde dig TEKNIQ Arbejdsgivernes webinar om emnet, som bliver afholdt 5. januar.

Om skribenten: Frederik Poulsen, der er erhvervspsykolog hos Summit Consulting, underviser på TEKNIQ Arbejdsgivernes lederuddannelser.

Få overblik over kommende uddannelser her.