Preben Meinecke-Søes

Preben Meinecke-Søes

Advokat(L)
og mediator

7741 1567

COVID-19 og persondatareglerne

Ifølge persondatareglerne skal behandlingen af oplysninger om medarbejdernes sygdom på grund af COVID-19 overholde databeskyttelsesforordningens generelle principper. Der er stadig krav om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed, når det gælder behandlingen af disse personfølsomme oplysninger.

Derfor er det vigtigt, at virksomheden kun behandler de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til fx forebyggelse af nye smittetilfælde.  

Som arbejdsgiver skal man først og fremmest overveje, hvad formålet er med den konkrete behandling af oplysninger om en bestemt medarbejders potentielle eller aktuelle smitte med COVID-19.  

Formålet er legitimt og sagligt, når der er tale om en konkret smitte eller et offentligt påbud om karantæne for en medarbejder. 

Som arbejdsgiver skal man overveje, hvilke almindelige og særlige kategorier af oplysninger (sygdom er en særlig kategori, følsomme oplysninger) der er nødvendige at behandle til formålet. Når man har fastlagt formålet og typen af personoplysninger, skal man som arbejdsgiver kunne fastlægge hvilke former for behandling, der udføres, samt hvilket retsgrundlag, der kan benyttes som grundlag for de pågældende behandlingsaktiviteter.  

De almindelige oplysninger om en medarbejders navn, møde- og rejseaktiviteter etc. kan behandles på baggrund af arbejdsgiverens begrundede interesse i at sikre et sikkert og sundt fysisk arbejdsmiljø. Det skal naturligvis overvejes, om disse interesser overstiger hensynet til den registrerede medarbejders grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.  

Kræves der samtykke? 

Behandling af følsomme personoplysninger (oplysninger af særlig kategori) – herunder oplysninger om medarbejderens helbred som følge af en mulig eller aktuel smitte med COVID-19 – kræver som udgangspunkt medarbejderens udtrykkelige samtykke. Men hensynet til arbejdsgiverens arbejdsretlige forpligtelser kan være mere tungtvejende. Derfor skal arbejdsgiveren foretage en konkret vurdering af, hvornår en behandling af helbredsoplysninger kræver et udtrykkeligt samtykke fra medarbejderen, og hvornår behandlingen kan ske på et andet lovligt grundlag.  

Det er vigtigt at understrege, at en medarbejder til enhver tid kan trække sit samtykke tilbage. Derfor bør det foretrækkes, at behandlingsgrundlaget ikke er et samtykke. Det må anses for at være i samfundets interesse og for at beskytte mod en alvorlig smitterisiko, at en arbejdsgiver behandler disse oplysninger, når der er et konkret tilfælde. 

Kan oplysningerne videregives? 

Det kan ikke udelukkes, at en arbejdsgiver bliver bedt om, eller selv har saglig interesse i, at videregive oplysninger om (potentielt) smittede medarbejdere til tredjeparter. Det kan være til kollegaer, kunder, samarbejdspartnere, myndigheder eller andre. Konkret vurderes det, at der foreligger et sagligt, legitimt og nødvendigt formål, og retsgrundlaget (forordningens art. 9) kan lovliggøre en sådan videregivelse.  

Hvis oplysningerne videregives, skal de registrerede medarbejdere som udgangspunkt informeres om blandt andet, hvem modtagerne er – og om kategorierne af de modtagne personoplysninger.  

Som arbejdsgiver kan man overveje: 

  1. at udforme interne retningslinjer/forholdsregler om COVID-19,
  2. at beskrive forholdsregler på arbejdspladsen (skærpede hygiejneforanstaltninger mv.) samt kontrol med rejseaktivitet og andre identificerede smittekilder,
  3. at fastlægge proceduren, hvis en medarbejder viser tegn på smitte eller er smittet,
  4. at angive retningslinjer for begrænsning af unødige forretningsrejser (baseret på myndighedsanbefalinger eller yderligere restriktioner fastlagt af virksomheden),
  5. at fastlægge virksomhedsbeordrede karantænesituationer og -perioder,
  6. at informere om arbejds- og lønmæssige forhold under karantæne (mulighed for hjemmearbejde, behov for udstyr mv.),
  7. at fastlægge retningslinjer for suspension af fysiske møder, samlinger og andre events,
  8. at fastlægge mulige konsekvenser ved ikke-virksomhedskritiske eller private rejser til risikoområder,
  9. at overveje mulighed for aftaler om afvikling af ferie og afspadsering ved forsinkede private hjemrejser og andre lignende situationer,
  10.  at overveje særlige forhold for udstationerede medarbejdere – herunder eventuel hjemsendelse og/eller relevant iagttagelse af lokal ret, 
  11.  at indskærpe de almindelige regler for dokumentation af sygdom,
  12.  at indskærpe mulig sanktionering ved manglende overholdelse af de interne retningslinjer,
  13.  at sikre en effektiv kommunikation af retningslinjer – herunder anvisning til relevante myndigheders hjemmesider mv. samt løbende opdateringer, 
  14.  at overveje om der er behov for konkret ledertræning.

Særlige regler om arbejdsgiverens mulighed for at videregiver medarbejderes CPR-nummer og lignende hvis Statens seruminstitut anmoder om det for at tilbyde test for COVID 19

Ind til 1. november 2020 kan en privat arbejdsgiver på anmodning fra Statens Seruminstitut (i det følgende benævnt SSI) videregive personoplysninger til SSI i forbindelse med, at SSI vil tilbyde specifikke medarbejdere test for COVID-19.  

De personhenførbare oplysninger, der kan videregives til SSI, er for eksempel medarbejderens personnummer (CPR-nummer), der entydigt identificerer medarbejderen.   

SSI kan efter reglerne anmode om oplysninger på medarbejderne, når de tilhører en konkret målgruppe, der ifølge sundhedsmyndighedernes retningslinjer er relevante at teste som led i indsatsen for at hindre udbredelsen af COVID-19. 

Reglerne regulerer nøje, hvordan oplysninger må behandles og opbevares. Det sker ved at borgerens alment praktiserende læge maskinelt oprettes som rekvirent af test og modtager af testresultat. Regionsrådet behandler og opbevarer persondata, og videresender prøveresultaterne til SSI til brug for analyser af resultaterne og en generel smittovervågning 

Arbejdsgiverens eventuelle eget tilbud til de ansatte om test reguleres ikke i bekendtgørelsen.


Senest opdateret 23-06-2020

TEKNIQ Arbejdsgiverne er en organisation med klart fokus på teknik-og installationsbranchen samt industri. Som medlem får du en lang række fordele, der er tilpasset netop dine behov.