Hvornår har jeg pligt til at ændre eller slette persondata?

Hvis du finder ud af, at jeres virksomhed ligger inde med data, der ikke lever op til reglerne, skal du enten slette dataene eller lovliggøre behandlingen.

Den registrerede person har altid ret til at få rettet objektivt forkerte oplysninger.

Objektivt forkerte oplysninger kunne eksempelvis være navneændring, et forkert telefonnummer, e-mailadresse, adresse og lignende. En tommelfingerregel er: Hvis oplysningens faktuelle rigtighed kan bekræftes på et objektivt grundlag, så skal data rettes. Et eksempel er et nyt telefonnummer, der kan tjekkes ved en hurtig søgning på nettet.

Der er klare tilfælde, hvor det kan være nødvendigt at slette data.

Oplysninger skal slettes, hvis:

  • personoplysningerne ikke længere er nødvendige til at opfylde de formål, de er blevet indsamlet til eller på anden vis behandlet.
  • den registrerede trækker sit samtykke for behandlingen tilbage, og der derfor ikke er et andet grundlag for behandlingen.
  • den registrerede gør indsigelse mod behandlingen, og der ikke foreligger legitime grunde til behandlingen, som går forud for indsigelsen, eller den registrerede gør indsigelse mod behandlingen med det formål at udøve direkte markedsføring.
  • personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt.
  • personoplysningerne skal slettes for at overholde en retslig forpligtelse, som den dataansvarlige er underlagt.
Til gengæld kan du også behandle persondata, hvor personoplysninger ikke må slettes, hvis du skal overholde en retlig forpligtelse. Det kan eksempelvis være kravet om, at du skal have en kopi af medarbejderens kørekort, hvis medarbejderen bruger en firmabil.

Hvad indebærer ’Right to be forgotten’?

Når behandling ikke længere er nødvendig, skal du ifølge forordningen slette data fuldstændigt. Og ønsker en person sine data slettet, skal du gøre det. Hvornår du skal slette oplysningerne afhænger af en konkret vurdering, der dog kan være vanskelig.

Pejlemærker kan være, om oplysningerne er nødvendige at have for at kunne overholde forpligtelser over for myndigheder som SKAT, eller hvis du skal kunne behandle reklamationer fra kunder. I sådanne tilfælde vil man ofte nå frem til, at oplysningerne kan opbevares i det tidsrum, hvor forpligtelsen påvirker virksomheden.

Data skal slettes ”uden unødig forsinkelse”. Unødig forsinkelse er ikke defineret nærmere og må afhænge af de konkrete omstændigheder. Det kan anbefales at have en proces til sletning af data, før persondataforordningen træder i kraft

Hvornår har du ikke pligt til at ændre/slette oplysninger?

Der er undtagelser, hvor en registreret person ikke har ret til at få ændret indholdet i personoplysningerne. Det kan eksempelvis være en skriftlig advarsel til en medarbejder, idet indholdet i den oplysning er baseret på en subjektiv vurdering af den registrerede.

Du er ikke forpligtet til at slette oplysninger i disse tilfælde:
  • hvis behandlingen er nødvendig for at udøve retten til ytrings- og informationsfrihed,
  • overholdelse af en retlig forpligtelse, der kræver behandling iht. lov, og som den dataansvarlige er underlagt, 
  • eller for at udføre en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt. 
Derudover gælder retten til sletning ikke, hvis behandlingen sker af hensyn til samfundsinteresser på folkesundhedsområdet eller til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål.

Endelig kan det forsvares ikke at slette oplysninger, der er nødvendige for, at retskrav kan fastlægges.


Senest opdateret 06-04-2018

TEKNIQ Arbejdsgiverne er en organisation med klart fokus på teknik-og installationsbranchen samt industri. Som medlem får du en lang række fordele, der er tilpasset netop dine behov.