Mange arbejdsgivere udbetaler hvert år kæmpebeløb i skattefrie kørsels- og rejsegodtgørelser til deres medarbejdere uden at foretage den kontrol, som er betingelsen for, at udbetalingen kan ske skattefrit. Det kan koste dyrt, advarer BDO-eksperten.
Reglerne om arbejdsgiveres mulighed for at udbetale skattefrie godtgørelser er en fremragende opfindelse. De gør det nemlig muligt dels at dække ansattes rejseudgifter med faste beløb på en nem måde, og dels at udbetale skattefrie kørepenge til ansatte, som bruger deres egen bil i virksomhedens tjeneste.
Reglerne bruges da også i stort omfang af både private og offentlige arbejdsgivere. For indkomståret 2022 blev der således ifølge oplysninger fra Skattestyrelsen udbetalt skattefrie godtgørelser med i alt 8,7 mia. kr. Beløbet fordelte sig med 2,8 mia. kr. i rejsegodtgørelse (diæter) og 5,9 mia. kr. i befordringsgodtgørelse (kørepenge).
Det er en grundlæggende betingelse for udbetaling af skattefrie godtgørelser, at arbejdsgiveren ikke bare kontrollerer de kørsels- og rejseoplysninger, som medarbejderne afgiver enten på fysiske bilag eller ved indtastning i et særskilt system, men også kan dokumentere den foretagne kontrol. Du kan læse mere om formkravene i denne artikel.
Kontrolopgaven bliver desværre ofte nedprioriteret i praksis. Ikke så meget på grund af uvilje, men snarere på grund af mangel på tid, og fordi arbejdsgiveren på udbetalingstidspunktet har fuldt overblik over medarbejdernes rutiner og arbejdsopgaver. Skattemyndighederne er imidlertid meget nøjeregnende. De kræver, at reglerne bliver fulgt til punkt og prikke. Sker det ikke, bliver alle udbetalte godtgørelser – ikke kun dem, hvor der konkret findes fejl – som udgangspunkt anset for skattepligtige som A-indkomst.
Det sidste betyder, at arbejdsgiveren hæfter for ikke-indeholdt kildeskat, og faktisk kan skattemyndighederne gøre denne hæftelse gældende uden først at have forsøgt at hente skatten hos medarbejderne. Se mere herom i denne artikel.
Selvom skattemyndighederne måske i første omgang retter skattekravet mod de ansatte, havner regningen alligevel ofte på arbejdsgiverens bord. Enten fordi de ansatte via et civilt søgsmål kræver at få dækket skatten, fordi den manglende kontrol er arbejdsgiverens ansvar, eller fordi arbejdsgiveren frivilligt tilbyder at friholde medarbejderne. Det kan efter særlige regler ske ved, at arbejdsgiveren indbetaler et beløb svarende til 56 % af de udbetalte godtgørelser til statskassen. En udgift som i givet fald ikke kan fratrækkes i skatteregnskabet. Se mere herom i denne artikel.
Landsskatteretten har for nylig offentliggjort en afgørelse, der fint illustrerer, hvor galt det kan gå. Sagen handlede om en entreprenørvirksomhed, der primært beskæftigede sig med nedgravning af kabler, og som havde både danske og polske ansatte. Virksomheden blev af skattemyndighederne pålagt at indberette samtlige udbetalte skattefrie godtgørelser for en periode på små fire år – et samlet beløb på ca. 7,2 mio. kr. – som yderligere A-indkomst for modtagerne af godtgørelserne.
En afgørelse som Landsskatteretten stadfæstede med den begrundelse, at der ikke kun var sket bagatelagtige fejl ved udbetalingen af godtgørelserne, men at der var reelle mangler ved grundlaget herfor.
Vores faste råd er, at arbejdsgivere med væsentlige udbetalinger af skattefrie godtgørelser, mindst hvert tredje år gennemgår – evt. med ekstern bistand - deres rutiner til sikring af, at de overholder alle krav til kontrol af rejseafregninger og køresedler.
