Har I styr på reglerne for elektronisk timeindberetning?

TEKNIQ Arbejdsgiverne beskrev i slutningen af oktober 2022 en ny afgørelse, der behandlede spørgsmålet om elektroniske indberetninger efter VVS-overenskomsten. Der blev ligeledes den 15. december 2022 udsendt en nyhed om, hvordan virksomhederne skal forholde sig til afgørelsen, og hvad den enkelte virksomhed skal være opmærksom på.

I orienteringerne om afgørelsen blev kravene til elektronisk indberetning beskrevet, og det blev understreget, at hvis I som virksomhed vælger at benytte elektronisk indberetning, er det jeres ansvar at sikre, at det it-system, som benyttes til indberetningen, opfylder følgende krav:

1. Medarbejderen skal have en nøjagtig kopi af sine indberetninger (ikke de godkendte timer),
2. der skal sendes til medarbejderens e-mail eller i e-Boks, og
3. i nær tidsmæssig forbindelse med indberetningen.

Risikoen ved ikke at sikre, at jeres it-system kan leve op til ovenstående er, at I kan få en bod for brud på overenskomsten. 

TEKNIQ Arbejdsgiverne har siden afgørelsen den 20. oktober 2022 holdt flere møder med de største og mest udbredte systemudbydere, hvor kravene i overenskomsten blev gjort helt klare for systemudbyderne.

Systemudbyderne præsenterede derefter løsningsmodeller, der opfyldte de tre krav.

Systemudbydernes løsninger bliver ikke nødvendigvis sat op automatisk i jeres system. Som medlemsvirksomhed skal I derfor, som nævnt, selv sikre jer, at jeres system opfylder de ovennævnte krav, hvis I benytter elektronisk indberetning.

Det gælder især kravet om, at medarbejderen skal modtage kopi af sin indberetning. Hvis medarbejderen retter en tidligere indberetning, skal medarbejderen også have kopi af denne, senere, indberetning. Det gælder, uanset hvor mange gange, der foretages en indberetning.

Sørg derfor også for, at systemet ikke begrænser antallet af kopierne af indberetningerne, der sendes til medarbejderne. Hvis systemet mod forventning ikke kan det, eller hvis I har spørgsmål om opsætning af jeres system, skal I kontakte systemudbyderen.

Hvis jeres it-leverandør meddeler, at ovenstående ordning ikke kan etableres, og I ikke finder en anden leverandør, så kan det desværre blive nødvendigt at gå tilbage til den administrative tunge arbejdsgang i form af fysisk papir, selvom det bestemt ikke er ”vejen frem”.