Kan vi opsige en medarbejder efter 5 år uden en skriftlig advarsel?

En medarbejder med over 9 måneders anciennitet er omfattet af saglighedskravet, og jeres virksomhed skal derfor kunne dokumentere, at en opsigelse bygger på en saglig begrundelse. Det indebærer, at opsigelsen skal være begrundet i enten virksomhedens eller medarbejderens forhold.

I jeres tilfælde handler det om manglende kompetencer, vilje eller evne til at udføre centrale opgaver. For at begrundelsen kan anses som saglig, skal I kunne dokumentere, at problemerne er blevet tydeligt påtalt, at det er blevet indskærpet over for medarbejderen, hvilke konsekvenser manglende forbedring vil få. I skal også kunne dokumentere, at medarbejderen ikke har forbedret sig, selv om han har fået en klar og reel mulighed for det. 

Fraværet af skriftlige dokumentation er her jeres største svaghed. Både skriftlige advarsler og mundtlige samtaler eller møder, der efterfølgende er dokumenteret i et skriftligt referat, er afgørende redskaber.

De viser, at medarbejderen er blevet gjort tydeligt opmærksom på problemet, at de nødvendige ændringer er blevet konkret beskrevet, og at konsekvenserne ved manglende forbedring er indskærpet for medarbejderen.   

Scoreskema

Hvis medarbejderen ikke har de nødvendige kompetencer, kan I med fordel udarbejde et scoreskema som konkret dokumentation. Skemaet kan indeholde en liste over de centrale opgaver og krav i stillingen, en vurdering af medarbejderens niveau på hver enkelt kompetence samt konkrete eksempler på situationer, hvor manglerne har vist sig.

Det er samtidig relevant at sammenligne vurderingen med øvrige medarbejdere i samme stilling for at dokumentere, at kravene er ens for alle, og at det netop er denne medarbejder, der ikke lever op til det forventede niveau — også selv om han har længere anciennitet end andre. 

Uden skriftlig dokumentation risikerer I, at medarbejderen blot vil hævde, at han aldrig er blevet informeret om utilfredsheden — og sådan en påstand vil typisk blive tillagt betydelig vægt i en faglig sag. Manglende dokumentation gør det markant lettere for medarbejderen at få opsigelsen kendt usaglig, især ved længere anciennitet. Det kan i praksis føre til et krav om godtgørelse, som efter gældende praksis ofte svarer til flere måneders løn. 

Hvis I ønsker at ansætte en ny medarbejder med andre kompetencer, er det afgørende at kunne dokumentere, at den nye stilling faktisk indeholder opgaver, som den nuværende medarbejder ikke kan udføre. Uden denne dokumentation risikerer opsigelsen at fremstå som et usagligt ønske om blot at udskifte medarbejderen. 

Vi anbefaler altid at kontakte TEKNIQs juridiske rådgivning på enten jura@tekniq.dk eller telefon 43 43 60 00.