Må vi bruge GPS'en i firmabilerne til at kontrollere medarbejdernes kørsel?

Når I som virksomhed ønsker at anvende GPS i firmabiler til at kontrollere medarbejdernes adfærd, betragtes dette som en kontrolforanstaltning. Det kan f.eks. være, når GPS-date bruges at kontrollere om bilen bruges privat, om medarbejderen følger arbejdstiden eller om der forekommer unødvendige omveje. Sådanne kontrolforanstaltninger skal varsles med 6 uger, før kontrollen må tages i brug.  

Varslet bør gives i form af et varslingsbrev til hver enkelt medarbejder. Varslingsbrevet skal tydeligt informere medarbejderne om:

• Formålet med GPS-overvågningen
• Retsgrundlaget
• Hvilke oplysninger der registreres
• Hvornår der registreres
• Hvem der har adgang til oplysningerne
• Hvor længe oplysningerne opbevares
• Hvilke konsekvenser det kan have, hvis politikken ikke overholdes

Privat kørsel 

Hvis firmabilen må bruges privat, skal virksomheden sikre, at GPS’en enten kan slukkes eller har en “privat-tilstand”, så der ikke sker overvågning af medarbejderen i fritiden. Overvågning uden for arbejdstiden betragtes som et indgreb i privatlivet og er som udgangspunkt ikke tilladt.  

GPS-overvågning i firmabiler 

I bør desuden have en skriftlig GPS- eller bilpolitik, som beskriver formålet med GPS’en, rammerne for brugen, opbevaringsperioder, adgangsforhold og konsekvenser ved misbrug. Politikken bør udleveres til den enkelte medarbejder og dokumenteres som implementeret.

I kan på Tekniq.dk finde en skabelon til et varslingsbrev vedrørende implementering af GPS-overvågning i firmabiler: Varsling om implementering af GPS-overvågning i firmabiler

I praksis betyder det, at GPS gerne må bruges til drift, dokumentation og optimering – men hvis GPS-dataen derimod bruges til personalesager eller til at føre kontrol, skal virksomheden sikre et sagligt og proportionalt formål. Desuden skal varslingsfristen på de 6 uger overholdes, medarbejderne skal informeres tydeligt og GPS-dataen kun anvendes inden for de formål, der er angivet i det udstedte varslingsbrev.