Mange arbejdsgivere har desværre en noget letsindig tilgang til udbetalingen af skattefrie godtgørelser. De mangler respekt for de krav om kontrol af kørsels- og rejsebilag, som de er underlagt, hvilket jævnligt koster dem dyrt.
Arbejdsgiveres mulighed for at udbetale skattefrie godtgørelser – kørepenge og diæter – har stor praktisk betydning. I år skønner BDO at der vil blive udbetalt omkring 10 mia. kr. i skattefrie godtgørelser til i underkanten af en million lønmodtagere.
Det forhold, at de mange penge kan udbetales uden skattetræk, betyder, at arbejdsgiverne ikke bare er forpligtede til, inden de udbetaler sådanne godtgørelser, at kontrollere grundlaget for udbetalingen – køresedler og rejsebilag – meget nøje. De skal også kunne dokumentere, at de har foretaget denne kontrol. Det sidste er lige så vigtigt som det første.
Konsekvensen ved ikke at opfylde kontrolkravene er normalt tosidet. For det første pålægges arbejdsgiveren at indberette godtgørelserne til e-Indkomstregistret som yderligere løn (A-indkomst) for medarbejderne. Det betyder, at disse får en ny årsopgørelse med deraf følgende restskat.
For det andet rejser Skattestyrelsen ofte krav mod arbejdsgiveren om, at denne skal indbetale den ikke indeholdte kildeskat (AM-bidrag og A-skat) til Skattestyrelsen, idet arbejdsgiveren hæfter for denne. I så fald kan arbejdsgiveren gøre regres mod medarbejderne – altså kræve refusion af den for dem betalte skat – hvis der kan findes frem til disse. Gør arbejdsgiveren ikke sin regresmulighed gældende overfor medarbejderne, kan dette føre til nye skattekrav.
I visse tilfælde kan både skattekravet mod medarbejderne og hæftelseskravet mod arbejdsgiveren undgås, hvis arbejdsgiveren til Skattestyrelsen indbetaler et beløb svarende til 56 % af de udbetalte godtgørelser. En udgift, som i givet fald ikke kan fratrækkes i virksomhedens skatteregnskab. Det er en relativt dyr løsning, men sikrer arbejdsgiveren mod civile søgsmål fra medarbejderne, ligesom denne undgår den store administrative opgave med indberetning og regreskrav.
Konsekvenserne ved udbetaling af skattefri godtgørelser uden den nødvendige kontrol kan illustreres med en nylig afgørelse fra Landsskatteretten.
Sagen handlede om et vognmandsfirma, der havde specialiseret sig i transport af fisk til Italien og grise til Tyskland, og som beskæftigede over 100 chauffører, hvoraf mange var bosiddende i Polen.
Virksomheden havde for årene 2018-2020 samlet udbetalt mere end 25 mio. kr. i skattefrie godtgørelser til sine chauffører, men kunne for den treårige periode kun fremlægge kørselsrapporter for omkring 14 dage. Skattestyrelsen havde på den baggrund pålagt virksomheden at indberette alle godtgørelserne som A-indkomst og samtidig rejst krav om indbetaling af ikke-indeholdt kildeskat med et beløb på over 9,5 mio. kr. En afgørelse som Landsskatteretten stadfæstede.
Der er intet overraskende ved afgørelsen, hvis slags vi desværre ser ganske mange af. Det er således vores oplevelse, at alt for mange arbejdsgivere mangler respekt for reglerne og undervurderer betydningen af manglende kontrol. Konsekvensen ved ikke at udøve denne er nemlig ikke bare, at Skattestyrelsen kræver beskatning af de godtgørelser, hvor kontrollen ikke er udført, men som udgangspunkt af samtlige udbetalte godtgørelser.
Hertil kommer, at Skattestyrelsen som standard mindst går tre år tilbage i tid. I tillæg kommer som oftest også det år, hvori kontrolsagen startes. Det kan derfor føre til meget betydelige skattekrav og ditto sagsomkostninger. Vores standardråd til virksomheder med væsentlige udbetalinger af skattefrie godtgørelser er derfor, at de mindst hvert tredje år gennemgår – evt. med ekstern bistand – deres rutiner til sikring af, at de overholder alle krav til kontrol af køresedler og rejsebilag.
