Spørgsmål og svar om den lovpligtige whistleblowerordning

Må indehaveren af virksomheden selv være ansvarlig for whistleblowerordningen?

Der står ikke noget i lovgivningen om, at indehaveren ikke må være whistlebloweransvarlig, men det er et lovkrav, at whistleblowerfunktionen i virksomheden er neutral og upartisk, og det krav vil indehaveren næppe kunne indfri. Tværtimod er der jo en risiko for, at ejeren er eller bliver part i sagen ved en eventuel indberetning fra en whistleblower.

I praksis bør ansvaret for whistleblowerordningen derfor placeres hos en anden end indehaveren/ejeren af virksomheden. Det kunne være en administrativ medarbejder, der i forvejen behandler personsager fortroligt – for eksempel i forbindelse med ansættelser, afskedigelser eller lønudbetaling.

Læs også: Krav om whistleblower-ordning træder i kraft

Hvad sker der, hvis virksomhederne overskrider fristerne for tilbagemelding til whistlebloweren -  eller ikke reagerer på en indberetning fra en whistleblower?

Konsekvensen ved ikke at overholde syv-dages fristen eller ikke at reagere på indberetningen er, at whistlebloweren, under beskyttelse af lovgivningen, kan vælge at offentliggøre oplysningerne i indberetningen. Det vil sige, at der er en risiko for blandt andet negativ presseomtale, som kan skade virksomheden.

Hvad er bøden, hvis virksomheden er omfattet af whistleblowerloven, men vælger ikke at oprette en whistleblowerordning?

Justitsministeriets vejledning indeholder ikke noget om sanktioner, hvis whistleblowerloven overtrædes. Der vil formentligt være tale bødestraf, men størrelsen af en eventuel bøde kendes ikke.

Det kan under ingen omstændigheder anbefales at bryde loven.

Vi har kalenderår som regnskabsår, og i juli 2023 fik vi medarbejder nr. 50 ansat og forventer kontinuerligt at være over 50 ansatte. Hvornår er vi pligtige til at etablere ordningen?

Det er det gennemsnitlige antal ansatte over de seneste fire kvartaler, der er afgørende for, om I er omfattet af whistleblowerloven eller ej.

Hvis I de senest fire kvartaler i gennemsnit har haft 50 eller flere personer på lønningslisten (inkl. evt. deltidsansatte, unge med fritidsjobs, indlejede medarbejdere), så er I omfattet af whistleblowerloven, og skal etablere en whistleblowerordning.

Når I er og forventeligt fortsætter med at være 50 eller flere medarbejdere, vil det være naturligt at etablere ordningen nu.

Hvordan overholder virksomheden informationspligten, der siger at whistlebloweren skal have en kvittering for indberetningen senest syv dage efter, at den er modtaget, hvis den medarbejder, der har ansvaret for whistleblowerfunktionen, bliver syg eller er på ferie?

Det vil kræve, at der er en ”back up”-person, som kan varetage ansvaret for whistleblowerordningen, hvis den whistlebloweransvarlige bliver syg eller er på ferie. Fuldstændig på samme måde som at der formentligt er en administrativ back-up, så virksomheden rettidigt kan udbetale løn til medarbejderne, når den lønansvarlige er fraværende.

Hvad er kravene til indhold og substans i indberetninger fra whistleblowere? Hvor meget dokumentation skal en whistleblower levere for at sandsynliggøre, at der er en ”sag”?

Det er en betingelse for at være beskyttet af whistleblowerloven, at whistlebloweren har grund til at antage, at de oplysninger, der bliver indberettet, er korrekte og handler om overtrædelser, som er omfattet af whistleblowerloven. Det er altså et krav, at whistlebloweren handler i god tro.

Når man som whistleblower handler i god tro, er man ifølge lovgivningen beskyttet mod eventuelle negative konsekvenser, også hvis indberetningen viser sig at være grundløs.

Det er derfor vigtigt, at whistlebloweren i indberetningen forklarer og - i det omfang det er muligt - dokumenterer, hvorfor han/hun mener, at der er tale om en overtrædelse af et forhold, som er omfattet af whistleblowerloven.

Denne forklaring og eventuel dokumentation gør det lettere for whistlebloweren at bevise, at der handles i god tro. Det øger samtidigt whistleblowerenhedens (dvs. virksomhedens) muligheder for at følge op på indberetningen.

Hvor og hvordan kommer virksomhedens ledelse ind i billedet i forbindelse med behandling af indberetninger fra whistleblowere?

Det er op til virksomhedens ledelse at tage stilling til, hvordan eventuelle indberetninger til whistleblowerordningen skal håndteres.

Normal praksis, når/hvis der kommer en indberetning via whistleblowerordningen, vil derfor være, at den whistlebloweransvarlige inddrager virksomhedens ledelse alle de steder i processen, hvor der er brug for ledelsesmæssige beslutninger. For eksempel når det skal vurderes, om der er behov for juridisk bistand til at reagere på en indberetning.

TEKNIQ Arbejdsgiverne afholdte for nylig et webinar om de kommende krav til en whistleblower-ordning. Se webinaret her.