Snart tvinges mange selvstændige til at få et nyt bogføringssystem

Tilbage i 2022 vedtog Folketinget en ny bogføringslov. Hjørnestenen i den er, at al bogføring skal ske i et godkendt (registreret) digitalt bogføringssystem eller i et eget bogføringssystem, der i det væsentlige skal kunne det samme som de aktuelt 92 registrerede systemer. Se listen over dem her.

Overgangen til de nye regler er sket etapevis, og nu kommer tiden til den sidste gruppe, som bliver omfattet af reglerne fra nytår. Denne gruppe omfatter:

• Personligt ejede virksomheder med en nettoomsætning på over 300.000 kr. om året to år i træk. Det vil i første række nok sige den overvejende del af de ca. 120.000 selvstændige, der bruger virksomhedsordningen.
• Foreninger med en erhvervsmæssig nettoomsætning på over 300.000 kr. om året to år i træk. Det vil formentlig primært være foreninger, der udlejer lokaler eller som driver en kiosk eller et cafeteria.
• Årsregnskabspligtige datterselskaber af finansielle virksomheder samt forsikringsvirksomheder mv., som tidligere har været undtaget, fordi de bruger et koncernforbundet bogføringssystem.
• Filialer af udenlandske virksomheder med en nettoomsætning på over 300.000 kr. om året to år i træk.

De foreninger og virksomheder i denne gruppe, der anvender kalenderåret som regnskabsår, har nu under seks måneder tilbage til enten at tage et nyt bogføringssystem i brug eller til at opgradere deres eget system, hvis de p.t. bruger et ikke-registreret system.

Overvej om det gamle system er sikkert

Mens det er ganske enkelt at finde ud af, hvorvidt der aktuelt bogføres i et registreret bogføringssystem, så er det straks sværere at afgøre, hvad der skal til for at få opgraderet et eget system – ofte et gammelt C5-, XAL- eller NAV-system – så det lever op til kravene for et registreret system. Dette vil i de fleste tilfælde kræve ekstern konsulentbistand at afgøre.

Virksomheder og foreninger med et eget bogføringssystem vil som oftest instinktivt tænke, at det vil være billigere at tilrette det gamle system frem for at overgå til en såkaldt SaaS-løsning, hvor der for et månedligt beløb købes adgang til en udbyders softwareløsning i skyen. Den konklusion kan godt være rigtig, men valget bør i vores optik ikke kun afhænge af de umiddelbare økonomiske konsekvenser. For eksempel bør følgende forhold også overvejes:

• Den største ulempe ved at fortsætte med et gammelt system ligger i risikoen for at blive hacket. Noget som flere og flere selv mindre virksomheder bliver, men som alt for mange ikke desto stadig lukker øjnene for. Uanset hvordan man tilretter et gammelt system, vil dette ikke rumme den samme sikkerhed som et SaaS-system.
• At fortsætte med et gammelt system vil ofte give problemer den dag, hvor de nuværende regnskabs- og økonomimedarbejdere forlader virksomheden. De nye medarbejdere vil ikke have den knowhow, som brugen af det gamle system kræver, hvilket i værste fald kan lamme virksomheden, hvis der sker nedbrud i dette. Hertil kommer, at ændringer i systemet vil kræve programmering, hvilket kan blive omkostningstungt.
• At vælge en godkendt SaaS-løsning vil ikke bare en gang for alle frigøre virksomheden for pligten til at holde sit bogføringssystem opdateret, men vil næsten altid tillige give virksomheden nogle muligheder for hjælp til forretningen, som det gamle system ikke kan levere. En SaaS-løsning indebærer dermed en systemmæssig agilitet og fremtidssikring.