Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse

Befordringsgodtgørelse

Ved erhvervsmæssig kørsel forstås,

• kørsel mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage inden for de forudgående 12 måneder,
• kørsel mellem arbejdspladser for samme arbejdsgiver,
• kørsel inden for samme arbejdsplads.

Weekender, feriedage, sygedage mv. regnes ikke med til de 60 arbejdsdage, men afbryder heller ikke 60-dages-reglen.

Erhvervsmæssige befordringsudgifter kan ikke dækkes ved udlæg efter regning.

Der kan heller ikke udbetales skattefri befordringsgodtgørelse til medarbejdere, der har fået stillet firmabil til rådighed.

Arbejdsgiveren skal føre kontrol med antallet af kørte kilometer, og bogføringsbilagene skal indeholde følgende oplysninger:

1. Modtagerens navn, adresse og CPR-nr.
2. Kørslens formål.
3. Dato for kørslen.
4. Kørslens mål med eventuelle delmål.
5. Antal kørte kilometer.
6. De anvendte satser.
7. Beregning af godtgørelsen.

20.000 km-grænsen gælder kun for den enkelte arbejdsgiver.

Udbetales der større godtgørelsesbeløb pr. km end de fastsatte, anses hele beløbet for personlig indkomst. Det gælder dog ikke i de situationer, hvor det overskydende beløb anses for løn i relation til A-skat og AM-bidrag.

Udbetales der en godtgørelse pr. km, der er mindre end de fastsatte, kan der ikke foretages differencefradrag.

Faste befordringsgodtgørelsesbeløb er skattepligtig indkomst og skal medregnes ved indkomstopgørelsen.

Der kan ikke udbetales skattefri befordringsgodtgørelse, hvis der modregnes i en forud aftalt bruttoløn. Herved forstås, at lønnen løbende reguleres i overensstemmelse med den udbetalte befordringsgodtgørelse.

Arbejdsgiveren og lønmodtageren kan derimod godt aftale en generel lavere løn/lønnedgang samtidig med, at de aftaler, at der udbetales skattefri befordringsgodtgørelse.

Befordringsfradrag

• For lønmodtageren, der ikke har modtaget skattefri befordringsgodtgørelse, kan der alene foretages det sædvanlige befordringsfradrag i den skattepligtige indkomst.
• Mange lønmodtagere har været nødt til at indsende en selvangivelse, alene fordi de har et befordringsfradrag. SKAT vil derfor på selvangivelsen for 2011 fortrykke befordringsfradraget for de lønmodtagere, der er ansat hos arbejdsgivere med én arbejdsplads. Disse lønmodtagere skal således kun indsende en selvangivelse, hvis de har rettelser til de fortrykte oplysninger, herunder til det fortrykte befordringsfradrag.
• Beregningen vil ske ud fra de oplysninger, som SKAT kender, det vil sige lønmodtagernes bopæl og den adresse, arbejdsgiveren er registreret med i Det Centrale Virksomhedsregister.

Tidsbegrænsning for udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse

• Der kan udbetales skattefri rejsegodtgørelse, når der arbejdes på et midlertidigt arbejdssted. Et midlertidigt arbejdssted kan ikke overstige 12 måneder. Ferie, fridage, tjenesterejser samt sygdom afbryder ikke 12 måneders perioden.
• Tidsbegrænsningen på 12 måneder bortfalder, når arbejdsstedet flyttes mindst 8 km i takt med arbejdets færdiggørelse.
• Ved arbejdsskift påbegyndes ligeledes en ny 12 måneders periode. Ved arbejdsskift forstås både overgang til nyt arbejdsprojekt samt skift til nyt arbejdssted inden for samme arbejdsprojekt. I sidstnævnte tilfælde skal 8-km-reglen iagttages.
• Der påbegyndes ligeledes en ny 12 måneders periode ved tilbagevenden til et tidligere midlertidigt arbejdssted, idet der dog skal være forløbet mindst 40 arbejdsdage, siden lønmodtager sidst har arbejdet på det tidligere arbejdssted.
• 12-måneders-reglen gælder også ved udbetalingen af 25 pct.’s godtgørelsen.

Éndags-rejser

Der kan fortsat ikke udbetales skattefri rejsegodtgørelse for rejser under 24 timer og uden overnatning. For disse rejser må udgifter til kost og logi alternativt dækkes ved udlæg efter regning.

Maksimal rejsegodtgørelse for ind- og udland

Ved rejse med overnatning kan der til fortæring og småfornødenheder udbetales ovenstående sats pr. døgn og herefter 1/24 heraf pr. påbegyndt time (fra og med 25. time) for tilsluttende rejsedag.

Disse satser gælder også for rejser/ophold i udlandet.

Stilles der helt eller delvis fri fortæring til rådighed for lønmodtager, reduceres satsen således:

• morgenmad 15 pct.
• frokost 30 pct.
• middag 30 pct.

idet de sidste 25 pct. kan udbetales til dækning af udgifter til småfornødenheder uanset eventuel reduktion for fri fortæring. Beløbet kan ligeledes udbetales, selv om arbejdsgiver dækker lønmodtagers rejseudgifter efter regning.

25 pct.’s godtgørelsen beregnes for den samlede rejse inkl. påbegyndte timer for en tilsluttende rejsedag.

Andre begrænsninger

• Dækkes udlæg efter regning, kan der ikke udbetales skattefri godtgørelsesbeløb. Det gælder som nævnt tidligere ikke for 25 pct.’s godtgørelsen.
• Udbetales de anførte godtgørelsesbeløb med større beløb end anført i denne meddelelse, anses hele beløbet for personlig indkomst. Det gælder dog ikke, såfremt det overskydende beløb anses for løn i relation til A-skat og AM-bidrag.
• Godtgørelsesbeløbene kan ikke modregnes i en forud aftalt bruttoløn. Det gælder også for 25 pct.’s godtgørelsen.
• Herved forstås, at lønnen løbende reguleres i overensstemmelse med den udbetalte rejsegodtgørelse.

Godtgørelse til logi

• Til dækning af udokumenterede logiudgifter kan ovenstående sats udbetales pr. døgn.
• Det er således en betingelse for at anvende logisatsen, at rejsen varer mindst 24 timer, og herefter pr. fulde døgn.
• Standardsatsen for logi kan ikke anvendes af ansatte, der transporterer varer og personer mv.

Betingelser for fradrag/rejsegodtgørelse

• Differencefradrag: Hvis udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse ikke er sket eller sket med et lavere beløb, end satserne muliggør, kan der uden dokumentation for de faktiske udgifter foretages fradrag for differencen i den skattepligtige indkomst.
• 25 pct.’s fradrag: Tilsvarende fradrag gælder også for 25 pct.’s godtgørelsen – både ind- og udland – hvor arbejdsgiver har afholdt lønmodtagers rejseudgifter efter regning, eller hvor lønmodtager har haft fri kost på en rejse. Gælder ikke for turistchauffører.
• Fradrag for dokumenterede udgifter: Hvis betingelserne for udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse er opfyldt, men udbetaling heraf ikke er sket, kan lønmodtager foretage fradrag for de dokumenterede faktiske rejseudgifter.
• Overstiger de faktiske udgifter den udbetalte skattefri rejsegodtgørelse, kan differenceudgiften fratrækkes i den skattepligtige indkomst.

Selvstændige erhvervsdrivende

• For de selvstændige erhvervsdrivende gives der mulighed for ved rejse i ind- og udland i stedet for de faktiske udgifter at foretage fradrag med de anførte satser. Fradraget kan foretages med de satser, der gælder for lønmodtagerne i de pågældende erhverv og på samme betingelser.
• Selvstændige erhvervsdrivende er også omfattet af reglerne om reduktion for fri kost på rejsen, men kan ikke anvende 25 pct.’s godtgørelsen.

Bestyrelser, råd, udvalg mv.

• Medlemmer af eller medhjælpere for bestyrelser, udvalg, kommissioner, råd og lignende kan få udbetalt skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse, når de modtager honorarer, der skal trækkes A-skat og AM-bidrag i.
• Udbetales der ikke godtgørelsesbeløb, hvor betingelserne er opfyldt, kan der foretages fradrag i den skattepligtige indkomst.
• Medlemmer af eller medhjælpere for bestyrelser, udvalg, kommissioner, råd og lignende, som ikke har fået vederlag for deres arbejde, kan ikke tage fradrag for rejseudgifter i forbindelse med dette arbejde.

B-indkomst

• Der kan ikke udbetales skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse til personer, der modtager honorarer, der anses for B-indkomst.

Oplysningspligt

• Der er oplysningspligt ved udbetaling af alle godtgørelsesbeløb, herunder km-godtgørelse. Det gælder også, selv om den udbetalte godtgørelse ikke overstiger de fastsatte satser.
• Det er også tilfældet for 25 pct.’s godtgørelsen.
• Oplysningspligten omfatter således også udbetalingerne til lønnede bestyrelsesmedlemmer og B-indkomstmodtagere.

Arbejdsgivernes kontrolforpligtelse

• Arbejdsgiver skal føre kontrol med kørslens formål, dato, antal kørte km, og at kørslen er i medarbejderens eget køretøj.
• Opfylder medarbejderens kørsel ikke betingelserne, er godtgørelsen skattepligtig A-indkomst for medarbejderen. Også hvis arbejdsgiveren ikke har ført kontrollen. Medarbejderen kan i stedet tage fradrag i sin skattepligtige indkomst.