Hvordan skal persondata opbevares?

Persondata må kun opbevares, så længe de er nødvendige. Som noget nyt er der med persondataforordningen indført en ret for den registrerede til at blive glemt, en såkaldt right to be forgotten.

Derudover skal du være særligt opmærksom på følgende i forbindelse med opbevaring af persondata:

Papir

Du skal sørge for, at personaleoplysninger, der findes i papirform – for eksempel i kartoteker og ringbind – skal opbevares aflåst, når de ikke er i brug.
Når papir med personaleoplysninger skal smides ud, skal der anvendes makulering eller anden foranstaltning, der forhindrer, at uvedkommende kan få adgang til oplysningerne.

Adgangskoder

Du skal sikre dig, at de computere og andet elektronisk udstyr, der indeholder personoplysninger, har en adgangskode. De personer, der har adgangskode, må ikke overlade koden til andre eller lade den ligge, så andre kan se den.

Logning

Du skal sikre dig, at det registreres, hvis der er forgæves forsøg på at få adgang til it-systemer.

USB-nøgler

Hvis jeres virksomhed gemmer personaleoplysninger på en USB-nøgle, skal du sørge for, at oplysningerne er godt beskyttet. Det kan f.eks. være i form af en USB-nøgle med adgangskode og kryptering.

Alternativt skal USB-nøglen opbevares i en aflåst skuffe eller aflåst skab.
Tilsvarende gælder ved opbevaring af personhenførbare oplysninger på andre bærbare datamedier.

Hjemmesideformularer

Hvis din virksomhed benytter hjemmesideformularer, hvor personoplysninger indtastes og fremsendes, så skal du sikre dig, at I anvender kryptering.

E-mail

Hvis I sender følsomme personaleoplysninger eller personnumre med e-mail, så anbefaler Datatilsynet, at I benytter jer af kryptering.

Reparation og service

Hvis for eksempel computeren i bogholderiet skal sendes til reparation, skal du sikre dig, at der træffes de fornødne foranstaltninger, så oplysninger ikke kan komme til uvedkommendes kendskab. Det samme gør sig i øvrigt gældende, hvis I sælger eller kasserer en brugt computer eller lignende, der indeholder personoplysninger.

Senest opdateret 06-04-2018