GDPR, Sådan håndterer I lærlingedata
Når I tager imod en lærling i jeres virksomhed, indgår I i et tæt samarbejde med erhvervsskolen om lærlingens uddannelsesforløb. For at sikre lærlingens tryghed og overholde GDPR (databeskyttelsesforordningen) gælder der klare regler for, hvilke oplysninger der må deles mellem parterne, og hvordan de skal behandles.
Her får I et hurtigt overblik over de vigtigste regler.
1. Hvad må der deles med jer? (Almindelige oplysninger)
Almindelige personoplysninger kan deles, når det er nødvendigt for at planlægge og gennemføre lærlingens uddannelsesforløb.
· Eksempler på oplysninger, der kan deles: Fraværsstatistik, karakterer fra prøver og svendeprøver samt kontaktoplysninger.
o Retsgrundlag: GDPR Artikel 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets interesse).
2. Hvad kræver særlig godkendelse? (Følsomme oplysninger & SPS)
Oplysninger om helbred, diagnoser eller behov for Specialpædagogisk Støtte (SPS) er følsomme oplysninger. Der må kun deles med jer under særlige betingelser.
o Krav: Det skal være strengt nødvendigt, for at lærlingen kan gennemføre sin oplæring. Der skal foreligge en skriftlig begrundelse for, hvorfor virksomheden har behov for disse helbreds oplysninger.
o Samtykke: Billeder af lærlingen på jeres hjemmeside, sociale medier eller på "Lærepladsen.dk" kræver altid lærlingens aktive og skriftlige samtykke.
Find samtykkeerklæringen her (LINK)
o Retsgrundlag: GDPR Artikel 9 (kræver særlig hjemmel).
3. Jeres ansvar som virksomhed
Når I modtager personoplysninger om en lærling fra erhvervsskolen, er I som virksomhed dataansvarlige for jeres behandling af oplysningerne.
o Dialog først: Inddrag altid lærlingen i en løbende dialog, før I behandler følsomme oplysninger.
o Dataminimering: Bed kun om de oplysninger, der er strengt nødvendige for lærlingens arbejde og trivsel.
o Sikker opbevaring: Sørg for, at lærlingens oplysninger (f.eks. fravær eller helbredsaftaler) opbevares sikkert og ikke er tilgængelige for uvedkommende.
o Sletning: Hvor skolen har pligt til at gemme beviser og lærlingedata i 30 år, skal I som virksomhed slette følsomme lærlingedata (f.eks. helbredsoplysninger), så snart lærlingens uddannelsesforløb hos jer er afsluttet, og der ikke længere er et sagligt formål med at gemme dem.
Er I i tvivl om, hvilke oplysninger I må modtage eller registrere, så kontakt en af TEKNIQs uddannelseskonsulenter, før oplysningerne deles eller behandles.