Værd at vide om den obligatoriske whistleblowerordning
Flere, også mindre virksomheder, har som en del af deres bæredygtighedsstrategi frivilligt indført whistleblowerordninger.
En whistleblowerordning falder indenfor det ”ben” af bæredygtighed, der handler om god forretningsetik (”governance”) og sender et klart signal til ansatte og omverden om, at virksomheden har 0-tolerance overfor ulovligheder, uregelmæssigheder eller grov chikane.
Det har siden december 2021 været lovpligtigt for store virksomheder med over 250 ansatte at have en whistleblowerordning.
Fra den 17. december 2023 gælder lovkravet også for virksomheder med 50-249 ansatte.
En whistleblower er en ansat i eller udenfor virksomheden, der indberetter eller offentliggør oplysninger eller mistanke om alvorlige forhold om f.eks. lovovertrædelser, økonomisk kriminalitet, grov chikane m.v.
En ”ansat” betyder i denne sammenhæng alle med en arbejdsmæssig relation til virksomheden på et givent tidspunkt, og uanset om arbejdet er lønnet eller ulønnet.
Virksomheden kan frivilligt vælge at udvide whistleblowerordningen til personer udenfor virksomheden, f.eks. tidligere ansatte, aktionærer, samarbejdspartnere, leverandører, osv.
En whistleblowerordning er et ledelsessystem, der skal gøre det muligt for whistleblowere i fortrolighed og uden risiko for repressalier at indberette kendskab til eller mistanke om ulovlige eller alvorlige og kritisable forhold i virksomheden.
Kravene til virksomhedens whistleblowerordning er fastlagt i Lov om beskyttelse af whistleblowere, som du kan læse her.
En whistleblowerordning skal indeholde følgende elementer:
- Virksomhedens whistleblower-politik
- Procedurebeskrivelse for indberetning og behandling af indberetninger fra whistleblowere
- En indberetningskanal (fysisk og/eller elektronisk), hvor whistleblowere fortroligt kan foretage indberetning til whistleblowerordningen
- En whistleblowerenhed (upartisk og neutral person eller funktion, der er ansvarlig for modtagelse, vurdering og behandling af indberetninger fra whistleblowere
Loven giver mulighed for, at flere virksomheder kan gå sammen og etablere en fælles whistleblowerordning og dermed dele ressourcer og omkostninger.
Lovgivningen indeholder en række yderligere krav til whistleblowerordningen, som virksomheden skal overholde:
- Svarfrister for tilbagemelding til whistleblowere
- Whistlebloweren skal inden 7 dage fra indberetningen er modtaget i virksomheden have en kvittering fra virksomheden for modtagelsen
- Whistlebloweren skal senest 3 måneder fra indberetningen er modtaget i virksomheden have en status fra virksomheden på, hvilke handlinger der er iværksat på grundlag af indberetningen
- Dokumentationspligt
Virksomheden skal skriftligt kunne dokumentere, at den har etableret en whistleblowerordning. Det betyder, at der skal være en nedskrevet whistleblowerpolitik, en procedurebeskrivelse for ordningen, samt dokumentation for at der er udpeget en whistleblowerenhed, dvs. hos hvilken person eller funktion i virksomheden ansvaret for whistleblowerordningen er forankret. - Informationspligt
Virksomheden skal klart og tydeligt og i en let tilgængelig form opfordre sine ansatte (eller eventuelt andre, der er omfattet af virksomhedens whistleblowerordning) til at indberette om forhold, der er omfattet af ordningen. Ansatte skal desuden informeres om muligheden for at indberette til Den Nationale Whistleblowerordning, som drives af Datatilsynet.
Indberetning til Den Nationale Whistleblowerordning sker her.
Der er ikke noget til hinder for, at virksomheden selv håndterer hele processen med etablering og drift af whistleblowerordningen.
TEKNIQ har udarbejdet skabeloner til både whistleblowerpolitik og procedurebeskrivelse, som virksomhederne kan tilpasse og benytte som dokumentationsgrundlag for whistleblowerordningen.
Virksomhederne kan også vælge at outsource driften af whistleblowerordningen til en ekstern operatør.
Fordelene ved, at ordningen håndteres eksternt er, at virksomheden slipper for den administrative byrde med at etablere og drifte whistleblowerordningen. Risikoen for at komme i en situation, hvor virksomheden skal undersøge sig selv elimineres, og det er lettere at sikre whistleblowerens fortrolighed, hvis ordningen varetages af en ekstern operatør eller rådgiver.