Indsigtsbegæringer
Har en medarbejder anmodet om indsigt i de personoplysninger, virksomheden behandler om vedkommende? Her får du et overblik over reglerne for indsigtsbegæringer og gode råd til, hvordan anmodningen håndteres korrekt og effektivt.
Sådan håndterer I indsigtsbegæringer fra medarbejdere
Som arbejdsgiver behandler I dagligt en lang række personoplysninger om jeres medarbejdere, og både nuværende og tidligere medarbejdere har efter Databeskyttelsesforordningens artikel 15 ret til at få indsigt i disse oplysninger. Erfaringen viser, at indsigtsbegæringer ofte fremsættes i forbindelse med opsigelser, bortvisninger eller faglige tvister, og håndteringen kan derfor være både ressourcekrævende og juridisk kompleks.
En indsigtsbegæring kan fremsættes helt uformelt både mundtligt og skriftligt og medarbejderen behøver hverken at henvise til GDPR eller bruge bestemte formuleringer. Det stiller krav om, at virksomheden har interne procedurer, så anmodningen hurtigt når frem til rette vedkommende, typisk HR eller den databeskyttelsesansvarlige. Anmodningen skal besvares uden unødig forsinkelse og senest én måned efter modtagelsen, dog med mulighed for forlængelse i op til to måneder ved komplekse sager.
Selve håndteringen kræver en grundig og dokumenteret søgning i alle relevante systemer, herunder personalemappe, lønsystem, HR-systemer, e-mails, adgangskontrol, GPS-data samt oplysninger hos eksterne databehandlere. Medarbejderen har krav på en kopi af de konkrete personoplysninger sammen med supplerende oplysninger om blandt andet formål, modtagere, opbevaringsperiode og klageadgang.
Svaret skal formuleres i et klart sprog og sendes via en sikker kanal som krypteret e-mail eller e-Boks – Datatilsynet har flere gange kritiseret virksomheder skarpt for at sende personoplysninger med almindelig ukrypteret e-mail.
Retten til indsigt er ikke ubetinget, men undtagelserne skal anvendes restriktivt og begrundes konkret. Der kan blandt andet gøres undtagelse af hensyn til andre personers rettigheder, for interne arbejdsdokumenter, ved afgørende hensyn til private interesser samt for advokatkorrespondance. Særlig opmærksomhed kræves ved anmodninger fra tidligere medarbejdere i forbindelse med tvister, hvor det er vigtigt at understrege, at oplysninger ikke må slettes for at undgå udlevering.
Mangelfuld håndtering kan medføre alvorlig kritik fra Datatilsynet, påbud, bøder samt en svækket processuel stilling i faglige sager. Vi anbefaler derfor, at virksomheden har en skriftlig procedure, en klart udpeget ansvarlig person, uddannede ledere og HR-medarbejdere samt sikre forsendelsesløsninger på plads.
Få hjælp fra TEKNIQ
TEKNIQ står til rådighed for konkret sparring, særligt når anmodningen er fremsat i forbindelse med en tvist eller via advokat eller fagforening. Du kan læse den fulde vejledning med trin-for-trin-gennemgang, uddybning af undtagelserne og en praktisk tjekliste her.