Sygefraværssamtaler og lægelig dokumentation

TEKNIQ anbefaler derfor, at I på virksomheden har en skriftlig sygefraværspolitik, som blandt andet beskriver: 

• Hvornår medarbejderen senest skal melde sig syg.
• Hvordan sygemeldingen skal ske (fx telefonisk, via sms eller e-mail).

Hvis I ikke har fastsat særlige regler for sygemelding i personalehåndbogen, ansættelseskontrakten eller andre interne retningslinjer, gælder sygedagpengelovens almindelige regler.

Medarbejderen skal derfor anmelde sygdom til jer hurtigst muligt og senest 2 timer efter arbejdstids begyndelse på første sygedag.

Reglen i sygedagpengeloven afspejler medarbejderens pligt til straks at orientere jer om sin uarbejdsdygtighed, så I kan tilrettelægge driften, omfordele opgaver og håndtere de praktiske konsekvenser af fraværet.

Lægelig dokumentation

Hvis en medarbejder er sygemeldt, har I som virksomhed mulighed for at kræve forskellige former for dokumentation på fraværet.

I kan blandt andet kræve:  

• At medarbejderen dokumenterer sygefraværet med en tro- og loveerklæring.  
• At medarbejderen dokumenterer sygefraværet ved en friattest
• At medarbejderen dokumenterer sygefraværets varighed med en varighedserklæring
• At medarbejderen i samarbejde med virksomheden udarbejder en mulighedserklæring

Valget af dokumentation afhænger af den konkrete situation og det ønskede formål med dokumentationen.

I skal som udgangspunkt betale udgifterne til den lægelige dokumentation, som I anmoder om.

Tro- og loveerklæring

En tro- og loveerklæring er en skriftlig erklæring, hvor medarbejderen bekræfter, at vedkommende er fraværende på grund af sygdom. Erklæringen dokumenterer alene, at medarbejderen erklærer sig syg, og indeholder ikke oplysninger om sygdommens årsag eller forventede varighed.

I kan tidligst kræve en tro- og loveerklæring udfyldt på anden sygedag. Søn- og helligdage medregnes ikke ved opgørelsen.

Erklæringen udfyldes og underskrives af medarbejderen. Den kan anvendes som dokumentation for fravær i forbindelse med blandt andet egen sygdom, arbejdsskade, graviditetsbetinget fravær og barns sygdom.  

En tro- og loveerklæring kan være et enkelt og omkostningsfrit alternativ til lægelig dokumentation ved kortvarigt fravær.  

Friattest  

I kan kræve, at en medarbejder fremlægger en lægeerklæring (friattest) som dokumentation for sygefraværet. Når I anmoder om en friattest, skal I som udgangspunkt betale udgiften til erklæringen.

Anmodningen om friattest skal rettes til medarbejderen. I må ikke indhente helbredsoplysninger direkte hos medarbejderens læge, hospital eller andre sundhedspersoner og må heller ikke anvende en fuldmagt til dette formål.

I kan kræve en friattest på ethvert tidspunkt under sygefraværet. Det anbefales, at I samtidig fastsætter en rimelig frist for, hvornår medarbejderen skal fremsende erklæringen.

Hvis medarbejderen ikke kan nå at fremskaffe erklæringen inden for fristen – eksempelvis på grund af hospitalsindlæggelse eller ophold i udlandet – kan der være særlige omstændigheder, som I bør tage hensyn til.

I har ikke krav på at få oplyst medarbejderens diagnose eller andre detaljerede helbredsoplysninger. En friattest anvendes derfor typisk til at dokumentere:

• Om medarbejderen er uarbejdsdygtig på grund af sygdom.
• Om uarbejdsdygtigheden er hel eller delvis.
• Den forventede varighed af sygefraværet.

En friattest kan være et relevant redskab, hvis I har behov for dokumentation for sygefraværet eller ønsker afklaring af medarbejderens forventede tilbagevenden til arbejdet.

Varighedserklæring

En varighedserklæring er en lægeerklæring, der angiver den forventede varighed af en funktionærs sygefravær.

I kan kræve en varighedserklæring, når funktionæren har været sygemeldt i mere end 14 dage. Når I anmoder om en varighedserklæring, skal I betale udgiften til erklæringen.

Formålet med varighedserklæringen er at give jer et grundlag for at planlægge bemandingen og håndtere et længerevarende sygefravær. Erklæringen indeholder oplysninger om den forventede varighed af medarbejderens uarbejdsdygtighed, men ikke oplysninger om diagnosen eller andre detaljerede helbredsforhold.

Hvis sygemelding eller lægeerklæring udebliver  

TEKNIQ anbefaler, at I altid anmoder om lægelig dokumentation skriftligt. På den måde kan I dokumentere, at medarbejderen er blevet bedt om at fremsende den relevante dokumentation for sygefraværet.

Manglende sygemelding eller manglende fremsendelse af lægelig dokumentation kan få ansættelsesretlige konsekvenser for medarbejderen. Da vurderingen altid afhænger af de konkrete omstændigheder, anbefaler TEKNIQ, at I søger rådgivning, inden I træffer beslutning om eventuelle ansættelsesretlige skridt.

Hvis medarbejderen ikke afleverer den krævede lægelige dokumentation inden for den fastsatte frist, kan medarbejderen i visse tilfælde miste retten til sygeløn eller sygedagpenge fra arbejdsgiveren fra den dag, hvor dokumentationen skulle have været modtaget, og indtil den dag, hvor dokumentationen afleveres.

Det er dog en betingelse, at I gør indsigelse mod den manglende eller forsinkede dokumentation senest på anden arbejdsdag efter det tidspunkt, hvor dokumentationen skulle være modtaget.

Retten til sygeløn eller sygedagpenge bortfalder ikke, hvis medarbejderen har en rimelig begrundelse for den manglende eller forsinkede fremsendelse af dokumentationen. Det kan eksempelvis være tilfældet ved hospitalsindlæggelse eller andre særlige omstændigheder, som medarbejderen ikke har haft indflydelse på.

Mulighedserklæring

En mulighedserklæring er et redskab, der kan bruges til at afdække, hvilke arbejdsopgaver en sygemeldt medarbejder fortsat kan varetage, og hvilke skånehensyn eller tilpasninger der kan iværksættes for at understøtte en tilbagevenden til arbejdet.

I kan kræve en mulighedserklæring på ethvert tidspunkt under sygefraværet. Når I anmoder om en mulighedserklæring, skal I som udgangspunkt også betale udgiften til erklæringen.

Der er ikke pligt til at anvende en mulighedserklæring, men den kan være et nyttigt redskab, hvis der er usikkerhed om medarbejderens arbejdsevne, behov for skånehensyn eller mulighederne for en hel eller delvis tilbagevenden til arbejdet.  

Mulighedserklæringen består af to dele.  

Første del udfyldes af arbejdsgiveren og medarbejderen i fællesskab på baggrund af en samtale. Her beskrives medarbejderens arbejdsopgaver, de begrænsninger sygdommen medfører, samt mulighederne for at tilpasse arbejdet gennem ændrede arbejdsopgaver eller relevante skånehensyn.

Mulighedssamtalen kan med fordel koordineres med sygefraværssamtalen, så der skabes sammenhæng i virksomhedens indsats for at fastholde medarbejderen på arbejdspladsen.

Det er en forudsætning for lægens udfyldelse af erklæringen, at første del er udfyldt.

Anden del udfyldes af medarbejderens læge på baggrund af oplysningerne i første del og en samtale med medarbejderen. Lægen skal blandt andet vurdere:

• Om de foreslåede arbejdsforhold og skånehensyn er helbredsmæssigt forsvarlige.
• Medarbejderens muligheder for at arbejde helt eller delvist under sygdom.
• Om der er behov for yderligere skånehensyn eller tilpasninger.
• Den forventede varighed af eventuelle begrænsninger i arbejdsevnen.

En mulighedserklæring kan blandt andet anvendes til at:

• Afklare, om og i hvilket omfang medarbejderen kan arbejde helt eller delvist under sygdom. 
• Identificere relevante skånehensyn og tilpasninger af arbejdet.  
• Få et bedre grundlag for at planlægge medarbejderens tilbagevenden til arbejdet.  
• Skabe et fælles og dokumenteret grundlag for dialogen mellem arbejdsgiver, medarbejder og læge.

I kan fastsætte en rimelig frist for, hvornår den færdigudfyldte mulighedserklæring skal være modtaget. Fristen bør tage højde for, at medarbejderen skal have mulighed for at bestille tid hos lægen og få erklæringen udfyldt.

Hvis medarbejderen ikke afleverer mulighedserklæringen inden for den fastsatte frist, kan det efter omstændighederne få betydning for medarbejderens ret til sygeløn eller sygedagpenge fra jer. Manglende overholdelse af fristen kan desuden få ansættelsesretlige konsekvenser.

Da vurderingen altid afhænger af de konkrete omstændigheder, anbefaler TEKNIQ, at I søger rådgivning, hvis medarbejderen ikke afleverer den krævede mulighedserklæring.