Optjening, afholdelse og ikke afholdt ferie
Ferie er en vigtig del af ansættelsesforholdet og kræver løbende planlægning og administration. Som arbejdsgiver er det vigtigt at kende reglerne om optjening, varsling, afholdelse og betaling af ferie samt de særlige forhold, der kan opstå i forbindelse med eksempelvis sygdom, barsel, ferielukning og fratrædelse.
Optjening af ferie i ferieåret
Efter ferieloven optjener en medarbejder ret til 5 ugers betalt ferie i hvert ferieår, svarende til i alt 25 feriedage.
Ferieåret er den periode, hvor medarbejderen optjener ferie. Ferieåret løber fra den 1. september til den 31. august det følgende år.
Den optjente ferie kan afholdes i ferieafholdelsesperioden, som strækker sig fra den 1. september til den 31. december året efter.
Ferie optjenes løbende med 2,08 feriedage for hver måneds ansættelse. Er medarbejderen ikke ansat i en hel måned, optjenes ferie forholdsmæssigt med 0,07 feriedag pr. kalenderdag.
Deltidsansatte er omfattet af de samme grundlæggende regler om ferieoptjening som fuldtidsansatte.
Antallet af optjente feriedage påvirkes derfor ikke af arbejdstidens omfang eller tilrettelæggelse. Deltidsansatte optjener således samme antal feriedage som fuldtidsansatte, men afholder ferien i forhold til deres faktiske arbejdsdage.
Eksempel: En medarbejder er ansat på 30 timer om ugen og arbejder mandag til torsdag med fast fridag hver fredag. Medarbejderen arbejder dermed fire dage om ugen og har én ugentlig fridag.
Hvis medarbejderen afholder tre ugers ferie, skal der registreres 15 feriedage. Det svarer til 12 planlagte arbejdsdage og tre arbejdsfrie dage.
Afholdelse af ferie
Efter ferieloven optjener medarbejdere 5 ugers betalt ferie i ferieåret, som løber fra 1. september til 31. august. Ferieåret er samtidig optjeningsperiode, og ferien kan afholdes løbende, efterhånden som den optjenes (samtidighedsferie). Den optjente ferie skal som udgangspunkt være afholdt senest den 31. december året efter.
De 5 ugers ferie består af 3 ugers hovedferie og 2 ugers restferie.
Medarbejderen har ret til at få mindst 4 ugers optjent ferie placeret i ferieåret, herunder mindst 3 ugers sammenhængende ferie i hovedferieperioden fra 1. maj til 30. september. Hvis medarbejderen ikke har haft mulighed for at optjene 3 ugers betalt ferie til hovedferieperioden, kan den optjente ferie afholdes samlet i denne periode.
Ferie afholdes som udgangspunkt i hele uger, men arbejdsgiver og medarbejder kan aftale, at ferien afholdes som enkeltdage. Restferien skal som udgangspunkt afholdes samlet i mindst 5 dage. Udgør restferien mindre end 5 dage, skal dagene så vidt muligt placeres sammenhængende, medmindre det ikke er foreneligt med driften.
Ferie kan som udgangspunkt ikke placeres på ugedage, hvor medarbejderen i forvejen har fri, herunder søgnehelligdage, ugentlige fridage og overenskomstmæssige fridage.
Eksempel:
En medarbejder arbejder normalt mandag til fredag og har fri i weekender samt på søgnehelligdage. I et år, hvor den 25. og 26. december falder på en mandag og tirsdag, og dermed er søgnehelligdage, vil medarbejderen kun skulle anvende feriedage den 27., 28. og 29. december for at holde fri mellem jul og nytår. Det svarer til tre feriedage.
På denne side finde en oversigt over søgnehelligdage og overenskomstmæssige fridage: Årets søgnehelligdage og overenskomstmæssige fridage
Suppleringsferie
En medarbejder har ret til at afholde op til 5 ugers ferie i ferieafholdelsesperioden, uanset om der er optjent ret til betaling for alle 5 uger.
Dette betyder, at medarbejdere, som tiltræder i løbet af ferieåret og derfor ikke når at optjene 5 ugers betalt ferie, og som heller ikke har optjent ferie hos en tidligere arbejdsgiver, fortsat har mulighed for at afholde 5 ugers ferie.
I sådanne tilfælde har medarbejderen ret til suppleringsferie uden betaling. Arbejdsgiver kan kræve dokumentation for, at medarbejderen ikke har afholdt ferie hos en tidligere arbejdsgiver.
Suppleringsferie er en ret for medarbejderen, men ikke en pligt. Arbejdsgiver kan derfor ikke pålægge medarbejderen at afholde ferie, som der ikke er optjent betaling for, og suppleringsferie kan således ikke varsles.
Medarbejderne kan ikke kræve at afholde ferie, før den er optjent. Arbejdsgiver og medarbejder kan dog indgå en individuel aftale om, at ferie afholdes på forskud.
Det giver f.eks. mulighed for, at en medarbejder kan afholde en hel uges betalt ferie i oktober, selvom der endnu ikke er optjent tilstrækkelig ferie.
Det er en forudsætning, at den afholdte ferie kan optjenes inden for det samme ferieår.
For medarbejdere med ferie med løn udbetales den sædvanlige og fast påregnelige løn på tidspunktet for ferieafholdelsen. Medarbejderens feriesaldo vil i den forbindelse blive negativ, indtil ferien er optjent.
For medarbejdere med ret til feriegodtgørelse beregnes feriegodtgørelsen på baggrund af lønnen i de seneste 4 uger forud for ferien.
Hvis en medarbejder fratræder, inden den afholdte forskudsferie er optjent, kan arbejdsgiver modregne i medarbejderens tilgodehavende løn og feriebetaling.
Overførsel af ferie
Medarbejderen skal som udgangspunkt afholde 5 ugers ferie inden for ferieafholdelsesperioden fra den 1. september til den 31. december året efter.
Medarbejderen kan dog anmode arbejdsgiver om at få overført ferie ud over 4 uger til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode.
Det er en forudsætning for overførsel, at arbejdsgiver godkender anmodningen, og at der indgås en skriftlig aftale senest den 31. december ved ferieafholdelsesperiodens udløb.
Arbejdsgiver skal inden den 31. december give besked om overførslen til FerieKonto eller den relevante udbetaler af feriegodtgørelse.
Det er alene ferie ud over 4 uger, der kan overføres. Det betyder, at medarbejderen kan opbygge en saldo af overført ferie over flere år.
Eksempel:
Hvis en medarbejder overfører 1 uge i én ferieafholdelsesperiode, vil medarbejderen have 6 ugers ferie til rådighed i den næste periode. Hvis medarbejderen herefter kun afholder 4 ugers ferie, kan 2 uger overføres videre.
Da overførsel af ferie forudsætter arbejdsgivers godkendelse, kan arbejdsgiver afslå en anmodning eller fastsætte begrænsninger for, hvor meget ferie der kan overføres.
Vær ligeledes opmærksom på, om der fremgår sådanne begrænsninger efter medarbejderens overenskomst.
Hvis den 5. ferieuge ikke afholdes eller overføres, skal den udbetales til medarbejderen efter ferieafholdelsesperiodens udløb den 31. december.
Som hovedregel må feriegodtgørelse ikke udbetales, uden at ferien afholdes. Den 5. ferieuge er dog en undtagelse. Hvis ferien hverken er afholdt eller aftalt overført ved ferieafholdelsesperiodens udløb, skal den udbetales senest med lønnen for marts måned.
Ferie med løn og ferietillæg
Medarbejdere, der holder ferie med løn, har ret til at få udbetalt deres sædvanlige og fast påregnelige løn under ferien.
Herudover har medarbejderen ret til et ferietillæg, som udgør 1 % af den ferieberettigede løn.
Ferietillægget kan enten udbetales løbende i forbindelse med afholdelse af ferie eller samlet to gange årligt – i maj for perioden 1. september til 31. maj og i august for perioden 1. juni til 31. august.
Lønnen under ferie udgør den sædvanlige og fast påregnelige løn på tidspunktet for feriens afholdelse. Hvis medarbejderen ikke har rådighed over personalegoder under ferien, skal værdien heraf indgå i feriebetalingen.
En medarbejder med ret til ferie med løn kan inden ferieårets begyndelse vælge i stedet at få ferie med feriegodtgørelse på 12 % af den ferieberettigede løn. Dette kan eksempelvis være relevant for medarbejdere, hvor overarbejde udgør en fast eller væsentlig del af arbejdet, da overarbejde ikke indgår i lønnen under ferie, men indgår i beregningsgrundlaget for feriegodtgørelse.
Ferie med feriegodtgørelse
Medarbejdere, der ikke holder ferie med løn, optjener i stedet feriegodtgørelse, som kan anvendes i forbindelse med afholdelse af ferie. Feriegodtgørelsen udgør 12,5 % af den ferieberettigede løn.
Arbejdsgiver skal indbetale feriegodtgørelsen til FerieKonto, som herefter står for udbetalingen til medarbejderen i forbindelse med ferie.
For virksomheder der er omfattet af feriegarantiordningen, beholder og administrerer virksomheden selv feriegodtgørelsen og står for udbetalingen til medarbejderen i forbindelse med ferie.
Uanset hvilken model der følges, har arbejdsgiver pligt til at indberette feriedata til Feriepengeinfo. Her kan medarbejderen få et samlet overblik over sin optjente feriegodtgørelse og anmode om udbetaling i forbindelse med ferie.
Indberetningen til Feriepengeinfo skal ske i forbindelse med den løbende lønafregning.
TEKNIQ’s feriegarantiordning
Overenskomstparterne har aftalt, at arbejdsgivere, der er omfattet af feriegarantiordningen, kan beholde optjent feriegodtgørelse i virksomheden, indtil medarbejderen holder ferie.
Det betyder, at arbejdsgiver ikke skal indbetale feriegodtgørelsen løbende til FerieKonto. I stedet kan feriegodtgørelsen udbetales direkte til medarbejderen i forbindelse med ferieafholdelse.
Ordningen indebærer en likviditetsmæssig fordel for arbejdsgiver. Samtidig betyder garantien, at TEKNIQ indestår for medarbejdernes tilgodehavender, hvis en arbejdsgiver kommer i økonomiske vanskeligheder eller går konkurs.
Når medarbejderen anmoder om udbetaling via Feriepengeinfo, modtager arbejdsgiver, der er omfattet af feriegarantiordningen, besked herom. Arbejdsgiver skal herefter udbetale feriegodtgørelsen direkte til medarbejderen.
Afhængigt af overenskomsten gælder følgende:
-
VVS-overenskomsten - Arbejdsgivere er forpligtet til at være omfattet af feriegarantiordningen og kan derfor ikke anvende FerieKonto. Feriegodtgørelsen skal i stedet administreres i virksomheden og udbetales direkte til medarbejderen efter anmodning via Feriepengeinfo.
-
Industri- og VVS-overenskomsten samt Elektrikeroverenskomsten - Arbejdsgivere kan vælge at anvende FerieKonto i stedet for feriegarantiordningen. Hvis arbejdsgiver ønsker at ændre administrationsform, skal dette meddeles skriftligt til medarbejderne. Herefter skal feriegodtgørelsen indbetales til FerieKonto.