Tilbuds- og kontraktarbejde er mere reguleret, fordi der her ligger et skriftligt tilbud eller en kontrakt til grund for arbejdet.
Det betyder at arbejdet er omfattet af aftaleloven.
I aftaleloven er der nogle vigtige begreber omkring tilbudsgivning, som du skal kende:
"Opfordring til at gøre et tilbud"
"Opfordring til at gøre et tilbud" betyder på godt dansk, at kunden beder om et tilbud på en opgave. Kunden har i dette tilfælde forespurgt på en opgave, men I har ikke på dette tidspunkt indgået en aftale.
"Tilbud"
Et tilbud er et bindende løfte om at udføre den opgave til den pris, med de materialer og på de vilkår, der er beskrevet i tilbuddet.
Det betyder at et afsendt tilbud er bindende for dig, med mindre at modtageren af tilbuddet (kunden) afviser det, eller ikke accepterer det indenfor den tidsfrist, som du har sat ind i tilbuddet.
Det er en rigtig god idé at indsætte en tidsfrist for tilbuddets gyldighed.
Hvis der ingen tidsfrist er, er tilbuddet i princippet gyldigt indtil kunden beslutter sig.
Det betyder at kunden måske vender tilbage længe efter at tilbuddet er modtaget, og hvor du måske ikke har tid eller ressourcer til at gennemføre opgaven, eller hvor omkostningerne til løn, materialer, mv. er steget, så du ikke tjener de penge på opgaven, som du forventede.
"Accept"
Accept er både et løfte (fra kunden) om at han er villig til at betale den pris, du har angivet i tilbuddet, og samtidigt et påbud (fra kunden) om, at du udfører opgaven i henhold til tilbuddet.
En accept kan blot være et telefonopkald eller en e-mail fra kunden.
Det er ikke et krav, at en aftale skal være skriftlig, men det er en rigtig god idé altid at skrive aftalen ned og få den bekræftet skriftlig fra kunden.
På den måde ved I begge, hvad der er aftalt, og du har dokumentation for, at kunden har accepteret aftalen.
Hvornår er der indgået en bindende aftale?
Når der er givet et tilbud, og tilbuddet er accepteret af kunden, så foreligger der en aftale, som du er forpligtet til at overholde.
Her er nogle eksempler som viser, hvornår der er indgået en aftale eller ej:
- Tilbuddet afsendes og kunden accepterer. I den situation er der en aftale.
- Tilbuddet afsendes, men afvises af kunden. I den situation er der ikke en aftale, heller ikke selvom kunden senere fortryder afslaget.
- Tilbuddet afsendes og kunden accepterer delvist (dvs. at kunden har indvendinger/ændringer til tilbuddet). I den situation er ikke en accept af tilbuddet, og der er ingen aftale.
- Tilbuddet afsendes, men kunden accepterer ikke indenfor tilbudsfristen (som du naturligvis har sat ind). I den situation er der ikke en aftale.
- Tilbuddet afsendes, men du fortryder og tilbagekalder tilbuddet. I den situation kan du ikke automatisk gå ud fra, at tilbuddet kan tilbagekaldes. Det er dog i nogle situationer muligt, hvis f.eks. tilbud og tilbagekaldelse fremsendes og modtages af kunden samtidigt. Sats dog ikke på at "redde" et (for din virksomhed) ufordelagtigt tilbud på den måde.
- Tilbuddet afsendes, men du finder ud af, at der er fejl i tilbuddet. I den situation er du som hovedregel bundet af tilbuddet. Kun hvis det kan bevises, at kunden har vidst eller tydeligt burde kunne se, at der er tale om en fejl, kan der være mulighed for tilbagekaldelse. Det er dog heller ikke en mulighed, som du skal satse på.
Særligt ved tilbud til "det offentlige"
Når du giver tilbud på opgaver for "det offentlige" gælder der typisk andre regler og love, afhængigt af entreprisens størrelse.
Meget store offentlige opgaver er omfattet af udbudsloven, dvs. opgaven udbydes i EU-udbud, hvor alle kvalificerede virksomheder kan byde ind.
Mindre offentlige opgaver er omfattet af tilbudsloven.