Mange mangler nyt bogføringssystem

For selskaber med kalenderårsregnskab er der nu kun ca. tre måneder til, at de nye bogføringsregler træder i kraft. Det er de regler, som kræver, at bogføringen fra 1. januar 2025 sker enten i et godkendt (registreret) bogføringssystem eller i et eget (ikke-registreret) bogføringssystem, der i det væsentlige kan det samme som et godkendt system. For selskaber med skævt regnskabsår træder de nye regler i kraft ved begyndelsen af deres 2025/26-regnskabsår.

Træls og dyrt

De selskaber, der aktuelt bogfører i et ikke-godkendt system, oplever det formentlig som en lidt træls situation, fordi de lige nu anvender et system, som almindeligvis virker upåklageligt og ofte har gjort det i mange år. Tanken om at skulle bruge tid og penge på at ændre dette har derfor fået mange til at udskyde opgaven, hvilket er fuldt forståeligt.

Vi har imidlertid en klar oplevelse af, at de fleste efterhånden godt ved, at de ikke kan trække den ret meget længere. De har noteret sig, at manglende overholdelse af reglerne i den sidste ende kan straffes med bøder, der gradueres efter størrelsen af omsætningen, men som kan være ganske betydelige. For virksomheder med en nettoomsætning mellem 10 og 100 mio. kr. forventes bødeniveauet selv ved mindre overtrædelser at kunne blive mellem 25.000 kr. og 100.000 kr.

Et onde eller en mulighed

BDO's erfaring er, at virksomheder, der i øjeblikket bogfører i et ældre SAP-system eller bruger en gammel C5-, XAL- eller NAV-løsning, umiddelbart er mest stemt for at beholde deres nuværende system og blot tilrette dette, så det opfylder de nye krav, som du kan læse mere om i denne artikel.

Forkærligheden for det nuværende system udspringer næsten altid af tanken om, at dette allerede er betalt. Instinktivt opfattes det derfor som billigere at satse på en tilretning af det gamle system frem for at overgå til en SaaS-løsning, hvor der for et månedligt beløb købes adgang til en udbyders softwareløsning i skyen.

Den konklusion kan godt være rigtig, men desværre træffes beslutningen nogle gange på et ufuldstændigt grundlag. Det vil sige uden en egentlig undersøgelse af de økonomiske konsekvenser ved den ene og den anden løsning. Hertil kommer, at valget ikke kun bør afhænge af de umiddelbare økonomiske konsekvenser. Fx bør der også henses til følgende forhold:

Hacking

• Den største ulempe ved at fortsætte med et gammelt system ligger i vores optik i risikoen for at blive hacket. Noget som flere og flere selv mindre virksomheder bliver, men som alt for mange ikke desto stadig lukker øjnene for. Uanset hvordan man tilretter et gammelt system, vil dette ikke rumme den samme sikkerhed som et SaaS-system.
• At fortsætte med et gammelt system vil ofte give problemer den dag, hvor de nuværende brugere af dette forlader virksomheden. De nye medarbejdere har ikke den know-how, som brugen af det gamle system kræver, hvilket i værste fald kan lamme virksomheden, hvis der sker nedbrud i dette. Hertil kommer, at ændringer i systemet vil kræve programmering, hvilket kan blive omkostningstungt.
• At vælge en godkendt SaaS-løsning vil ikke bare en gang for alle frigøre virksomheden for pligten til at holde sit bogføringssystem opdateret, men vil næsten altid tillige give virksomheden nogle muligheder for hjælp til forretningen, som det gamle system ikke kan levere. En SaaS-løsning indebærer dermed en systemmæssig agilitet og fremtidssikring.