Mindre firmaer kan nemmere blive leverandør til Forsvaret

Vi arbejder ud fra Udbudsloven, som giver os mulighed for hovedsageligt at lave to typer udbud. Det ene er offentligt udbud, hvor alle kan byde ind. En anden måde er begrænset offentligt udbud, som vi ofte bruger. Interesserede virksomheder downloader alt udbudsmaterialet fra fx www.udbud.dk, hvori alle kravene til prækvalifikationen i typen begrænset offentligt udbud og senere evalueringsmodel er beskrevet. Derefter modtager vi ansøgninger fra leverandørerne, hvorefter typisk fem virksomheder bliver prækvalificeret til at give et tilbud. Vi benytter denne prækvalifikationsproces for at beskytte leverandøren mod at bruge for mange ressourcer på et udbud. Til sidst evaluerer vi tilbuddet, og en kontraktvinder bliver annonceret.

Hvor lang tid løber en kontrakt?

Aftalen må højst have en længde på 4 år, med mindre et ekstraordinært tilfælde gør, at aftalen skal gælde i længere tid. Ekstraordinære tilfælde kan fx være, hvis leverandøren har brug for mere tid til at købe udstyr, hvis afskrivningsperioden er længere end 4 år, eller hvis leverandørens indtjeningsperiode bliver afkortet som følge af den tid, der skal bruges på udvikling af den udbudte opgave.

Hvilken type virksomhed kan blive leverandør?

Ved udgangen af 2019 får vi Forsvarets forstærkede indkøbspolitik på plads. I den tager vi udgangspunkt i en grundig markedsanalyse, hvor fx valg af sprog foretages på baggrund af en vurdering af de potentielle leverandører. Hvis det giver mening, så bliver sproget dansk, hvorimod sproget altid tidligere har været engelsk. Såfremt der stilles et finansielt mindstekrav, kan der ikke stilles krav til omsætning for at blive prækvalificeret. Sagt på en anden måde er vi klar til at løbe nogle flere kommercielle risici med et system, som tilgodeser de mindre firmaer i prækvalifikationsfasen. Vi øremærker typisk fem pladser til forskellige størrelser virksomheder. Vi vil gerne sikre, at vi får en bred konkurrence. Eksempelvis kan der til de fem pladser være en mikrovirksomhed, to små virksomheder, en mellemstor virksomhed og en stor virksomhed. Så er vi sikre på, at når vi får de endelige tilbud, så får vi ikke kun tilbud fra de helt store udenlandske og danske mastodonter. Så får vi også nogle rigtig spændende og interessante tilbud fra de små firmaer.

Hvad er de største faldgruber i ansøgnings- og udbudsprocessen?

Desværre har vi set, at der er mange firmaer, som laver fejl. For eksempel har vi et obligatorisk krav, som de ikke har udfyldt korrekt. Det har virkelig ærgret os nogle gange. Vi hører ind imellem nogen sige, at de opgiver, selvom der er mulighed for at få en god ordre. Men selvom de bruger en masse ressourcer på et tilbud, så er der stadig kun 20 procent chance for at vinde det som prækvalificeret leverandør til Forsvaret.

Jeg vil være leverandør! Men hvem kontakter jeg?

Industrikontoret har fået flere ressourcer til at være i dialog med industrien. De vil altid være åbne over for en snak, hvis leverandøren siger, at denne leverer noget bestemt, og spørger til eventuelle fremtidige udbud.

Illustration ift. forskellige faser i begrænset offentligt udbud

I det begrænsede offentlige udbud ansøger et antal virksomheder om at blive prækvalificeret leverandør. Her bliver fem udvalgt ud fra parametre, der er sat op forinden. De giver så et tilbud, hvorefter en vinder. Processen tager gennemsnitligt et halvt år.