Vejledning om de nye krav til registrering af brugere af biler
De nye regler for registrering af brugere af køretøjer i Det Digitale Motorregister, der trådte i kraft den 1. juli 2024, har givet anledning til mange spørgsmål og henvendelser fra frustrerede installatører.
Reglerne betyder, at køretøjets ejer skal registrere, hvem der reelt bruger køretøjet og virksomheden kan i sidste ende straffes med bøde, hvis det ikke sikres, at bilens reelle brugere registreres.
Nedenfor besvarer TEKNIQ Arbejdsgiverne spørgsmålene, der har været i forbindelse med de nye regler.
Formålet med reglerne er ifølge Skatteministeriet at give myndighederne et bedre overblik over, hvem der har råderet over et konkret køretøj, så det bliver nemmere dels at bekæmpe snyd med registreringsafgift dels at kunne identificere, hvem der har ført et køretøj i forbindelse med lovovertrædelser herunder vanvidskørsel.
Reglen om, at brugere af et køretøj skal registres, er ikke ny.
Nyheden ligger i, at det er blevet præciseret, hvem der betegnes som bruger af køretøjet.
En bruger af et køretøj er blevet betegnet som en fysisk eller juridisk person, der er forskellig fra køretøjets registrerede ejer, og som har ret til at bruge køretøjet i 30 dage eller mere.
Definitionen ændres der ikke ved, men det bliver præciseret, at der ved brug forstås den fysiske eller juridiske råderet over køretøjet.
Herved indføres kravet om, at virksomheder skal registrere medarbejdere i Motorregistret, når de har en bil til rådighed i 30 sammenhængende dage eller mere, idet disse medarbejdere har den fysiske råderet over bilen.
Kravet gælder også, selvom medarbejderen kun benytter bilen erhvervsmæssigt.
For virksomheder der stiller biler til rådighed for medarbejderne er indført en særregel om, at virksomheden skal registres som primær bruger, og hvis bilen er forbeholdt en medarbejder, registreres denne som sekundær bruger.
Hvis bilen ikke er forbeholdt en medarbejder, kan det undlades at registre sekundære brugere.
Det er uklart, hvornår et køretøj må anses for at være forbeholdt en medarbejder. Der må heri ligge en ret for medarbejderen til køretøjet, som er af fast og længere varighed.
Selvom det fremstår uklart, hvornår en bil er forbeholdt en medarbejder i særreglen for virksomheder, anbefaler TEKNIQ Arbejdsgiverne, at virksomheden læner sig op ad registreringsbekendtgørelsens generelle definition af en bruger, og registrerer medarbejdere som sekundære brugere, når de har en bil til rådighed i 30 sammenhængende dage eller mere.
TEKNIQ Arbejdsgiverne har spurgt Motorstyrelsen og afventer svar.
Eksempel 1:
To medarbejdere deles om en servicebil. Begge medarbejdere benytter i perioder bilen i 30 sammenhængende dage eller mere. Dvs. at virksomheden skal registreres som primær bruger af bilen og begge medarbejdere som sekundære brugere.
Eksempel 2:
Flere medarbejdere deles om et antal af virksomhedens servicebiler. Der er ikke en bil, der er forbeholdt en medarbejder i 30 sammenhængende dage eller mere. Dvs. at virksomheden skal registres som primær bruger. Medarbejderne skal IKKE registres som sekundære brugere.
Det kræver fuldmagt at registrere en medarbejder som bruger af et køretøj i Motorregistret.
Virksomheden skal indhente fuldmagt fra hver enkelt medarbejder.
Medarbejderen kan oploade fuldmagten på skat.dk ved at benytte følgende procedure:
Skat.dk -> log ind med Mitid -> Kontakt -> Skriv til os (borger) -> Indsend/indberet til os (fx blanket/bilag) ->Andre blanketter/bilag
Herefter kan virksomheden tilknytte medarbejderen som bruger af køretøjet.
Der skal betales periodisk afgift af biler på danske nummerplader. Afgifterne opkræves hos ejer eller bruger, og der er solidarisk hæftelse. Motorstyrelsen oplyser, at afgiftsregningen bliver sendt til den, der er registreret som primær bruger af bilen. Betaler primær bruger ikke, opkræves bilens ejer og evt. sekundære brugere af bilen.
Dvs. at medarbejdere, der er registreret som sekundære brugere, kan blive opkrævet for bilens periodiske afgifter, hvis virksomheden ikke betaler.
Opkræves en medarbejder for periodiske afgifter pga. den solidariske hæftelse, kan medarbejderen kræve tilbagebetaling (regres) hos virksomheden samt ved eventuelle andre registrerede brugere i henhold til gældende regler herom.
Det er et krav, at virksomheden skal registrere brugere af deres biler i Motorregistret. Det vil være brud på reglerne, hvis virksomheden ikke sikrer korrekt registrering.
Hvis medarbejderen nægter at give fuldmagten, kan medarbejderen ikke udføre sit arbejde. Det vil derfor være misligholdelse af ansættelsesforholdet, som kan få ansættelsesretlige konsekvenser.
Køretøjets ejer dvs. virksomheden har pligt til at sikre, at registreringerne i Motorregistret er korrekte.
Virksomheden har dermed også pligt til løbende at sikre vedligeholdelse og skal sørge for afregistrering, når en medarbejder fratræder eller ikke længere har råderet over bilen.
Det kan straffes med bøde, hvis virksomheden ikke har styr på korrekt registrering af ejere og brugere af deres biler.
Der er ikke fastsat administrative bødesatsser for overtrædelse, så det vil være op til domstolene at fastsætte bødeniveauet.
Det er uvist, men det må formodes at være ved kontrol fx ved indhentelse af dokumentation i virksomheden.
Virksomheden har indtil 31. januar 2024 til gebyrfrit at tilføje, ændre og slette brugere.
Derefter koster det et gebyr. Gebyret er pt. 340 kr.
Gebyrfri ændring kan kun ske ved at følge en særlig fremgangsmåde og fremgår af motorstyrelsens hjemmeside:
1. Hentdenne Excel-fil,og udfyld listen med stelnummer og brugeroplysninger der skal ændres
2. Gå til denne formular og log ind med MitID
3. Udfyld formularen - husk at vedhæfte Excel-filen
4. Vedhæft fuldmagt fra bruger
5. Indsend ved at trykke på Send.
Alle medarbejdere, der skal registreres som sekundære brugere, kan anføres i regnearket og indsendes samtidig. Fuldmagter fra samtlige medarbejdere anført på listen skal vedhæftes.
I regnearket fra Motorstyrelsen skal brugerens forsikringsselskab oplyses. Hermed menes oplysning om forsikringsselskabet, hvor bilen er forsikret.
Hvordan skal virksomheden forholde os til leasede køretøjer?
For leasede biler er det leasingselskabet, der har pligten til at registre brugere.
Vi anbefaler, at virksomheden kontakter leasingselskabet for at sikre, at leasingselskabet modtager de rigtige oplysninger for at kunne foretage korrekt registrering.
Det giver umiddelbart ikke anledning til bemærkninger, og der ses ikke at være særlige problemer i relation til GDPR.
Vi er ikke uenige i formålet med, at de nye krav skal medvirke til at bekæmpe snyd med registreringsafgift og begrænse lovovertrædelser herunder vanvidskørsel.
Vi er utilfredse med myndighedernes proces i forbindelse med gennemførelsen. Der er tale om decideret lovsjusk. Der er blevet iværksat regler i en fart, der af myndighederne hverken er gennemtænkt eller ordentlig oplyst overfor de interessenter, som reglerne får konsekvenser for. Dermed er virksomheder, der er afhængige af at kunne stille biler til rådighed for deres medarbejdere for at få driften til at fungere, blevet uhensigtsmæssigt ramt. De er blevet pålagt yderligere urimelige administrative byrder, og vi kan ikke forstå, at man behøvede at ramme et helt erhvervsliv for at minimere snyd eller bekæmpe kriminalitet.
De nye krav til registrering af brugere af køretøjer er trådt i kraft den 1. juli 2024 og gælder. Sådan er det lige nu.
Vi arbejder intenst og spiller på alle bolde med det formål at få reglerne til at ramme plet i relation til deres formål og ikke helt ved siden af, som de gør nu.
Bl.a. iværksætter vi i uge 38 en kampagne med skarp fokus på bekæmpelse og fjernelse af administrative byrder.