Hvordan håndterer vi regning fra fratrådt medarbejder?

Mange virksomheder giver deres medarbejdere mulighed for at foretage indkøb direkte hos grossisten via virksomhedens konto for derved at kunne opnå besparelser.

Det er i den forbindelse vigtigt at få udarbejdet en skriftlig procedure for, hvordan man skal håndtere personalekøb. Disse procedurer placeres bedst i en personalehåndbog eller som bilag til medarbejderens ansættelseskontrakt.

I denne procedure skal der tages stilling til, hvordan betaling skal finde sted og maksimum for personalekøbene.

Ydermere skal I som arbejdsgiver tage stilling til, hvordan virksomheden modtager betaling, hvis en medarbejder, uanset årsagen, fratræder sin stilling i virksomheden og har ubetalte regninger fra en grossist.

Den skriftlige procedure skal derfor agere modregningserklæring fra virksomhedens medarbejdere. Denne erklæring har til formål at fastlægge, hvordan den eventuelle modregning i medarbejdernes løn skal foregå samt at forpligte den pågældende medarbejder til at holde virksomheden løbende opdateret om personalekøb.

Det sikrer, at virksomheden i forbindelse med en medarbejders fratrædelse har mulighed for at kontakte de omfattede grossister og få det skyldige beløb oplyst for derefter at modregne dette beløb i den nu tidligere medarbejders løn.

Er modregningen i medarbejdernes løn ikke muligt i virksomheden, kan det også fremgå af den skriftlige procedure, at arbejdsgiver fremsender en regning til den pågældende medarbejder med en betalingsfrist på for eksempel 14 dage.