Når en lønmodtager kører i sin egen bil i arbejdsgiverens tjeneste, påfører han sig selv en udgift. Når arbejdsgiveren skal dække denne, er der kun én vej, hvis det skal være skattefrit. Det skal være med en fast kilometersats, og en række betingelser skal være opfyldt – ellers risikerer arbejdsgiver straf og arbejdstager en stor skatteregning.
Skattefrie kørepenge kan kun udbetales, når kørslen foretages i medarbejderens egen bil. Ægtefællers og samlevers bil betragtes som egen bil, dog skal samlevende have fælles økonomi.
Biler indregistreret i forældres navn kan anses som egen bil, men det skal kunne sandsynliggøres, at bilen reelt ejes af medarbejderen. Det kan ske med kontoudskrifter, som viser, at medarbejderen afholder alle udgifter vedrørende bilen.
Du kan læse mere – men ikke udtømmende – om krav, regler og satser for skattefrie kørepenge herunder.
Skattefrie kørepenge kan kun udbetales for erhvervsmæssig kørsel. Loven definerer det sådan:
For lønmodtagere med fast arbejdsplads betyder det første, at de ikke kan få udbetalt skattefrie kørepenge for kørslen mellem deres faste bopæl og arbejdspladsen. Eneste undtagelse herfra gælder ved jobskifte. Her giver reglerne mulighed for, at der kan udbetales skattefrie kørepenge for de første 60 dage.
For håndværkere – og andre med skiftende arbejdspladser – gælder 60 dages-reglen for hver byggeplads, de møder på. Er de typisk beskæftiget med kortvarige jobs under 60 dage, kan arbejdsgiver således fortsætte med at betale skattefrie kørepenge – også fra bopælen.
Selvstændige kan vælge mellem to modeller. Enten kan de få dækket udgifterne til erhvervsmæssig kørsel i bilen med en forholdsmæssig andel af bilens faktiske udgifter. Dette kræver, at der føres nøje regnskab over biludgifterne. Alternativt kan der i virksomhedsregnskabet fratrækkes biludgifter med satserne for skattefrie kørepenge. I så fald skal der udfærdiges bilag med oplysninger om kørslen.
Arbejdsgiveren har pligt til at kontrollere, at medarbejderen er berettiget til at modtage skattefrie kørepenge, og det er arbejdsgiveren, der skal sikre, at de anvendte satser er korrekte.
Bilag for udbetaling af skattefrie kørepenge skal indeholde følgende oplysninger:
Manglende kontrol og bogføring fra arbejdsgiverens side kan få alvorlige konsekvenser for både den ansatte og virksomheden. Hvis samtlige betingelser for skattefri udbetaling ikke er opfyldt, skal den ansatte betale skat af alle kørepengene. For arbejdsgiveren kan en uberettiget udbetaling af skattefrie kørepenge i øvrigt medføre strafansvar, ligesom arbejdsgiveren hæfter for den manglende A-skat mv.
Arbejdsgiveren skal foretage indberetning med beløbsangivelser vedrørende udbetalte kørepenge – uanset at pengene er skattefrie for modtageren.
Udbetaling af skattefrie kørepenge forudsætter i almindelighed, at kørslen sker i tilknytning til lønnet arbejde.
Hovedaktionærer, der ikke hæver løn i deres selskab, kan derfor ikke få udbetalt skattefrie kørepenge. Medlemmer af bestyrelser, udvalg, kommissioner, råd og lignende kan dog få skattefrie kørepenge, selvom de ikke er lønnede. Det samme gælder ulønnede frivillige i idrætsforeninger mv., som heller ikke er omfattet af 60 dages-reglen.
For 2023 kan der skattefrit udbetales 3,73 kr. pr. km. Hvis den ansatte på årsbasis kører mere end 20.000 km, kan der for den overskydende del kun udbetales 2,19 kr. pr. km. Grænsen gælder for den enkelte arbejdsgiver. En lønmodtager, der kører 16.000 km for en arbejdsgiver og 8.000 km for en anden, rammes altså ikke af loftet.
For kørsel foretaget i december, men afregnet i januar, anvendes satserne for december.
