Lukket mellem jul og nytår? Husk ferievarslet

Hvis jeres virksomhed holder lukket mellem jul og nytår, er det vigtigt at I som arbejdsgiver får varslet medarbejdernes ferie i god tid. Hvis lukkedagene er almindelige arbejdsdage, skal du som arbejdsgiver tage stilling til, hvordan dagene skal dækkes og sikre, at reglerne om blandt andet ferievarsling overholdes.

Lukkeperioden vil som udgangspunkt skulle dækkes af medarbejdernes ferie.

I bør derfor i god tid beslutte, hvilke dage virksomheden holder lukket, og hvordan dagene skal dækkes – fx med ferie, feriefridage eller eventuelt fri uden løn.

Der er tale om en ferielukning, når hele virksomheden eller en klart afgrænset del af virksomheden holder lukket. Det er ikke tilstrækkeligt, at enkelte medarbejdere holder ferie, mens andre arbejder.

Varsling af ferie

Det er arbejdsgiver, der fastsætter, hvornår ferie skal holdes, men det skal så vidt muligt ske under hensyn til medarbejdernes ønsker.

Hvis medarbejderne skal holde ferie i forbindelse med virksomhedslukningen, skal ferien varsles med mindst 1 måneds varsel, da der i forbindelse med jul og nytår vil være tale om restferie/øvrig ferie.

TEKNIQ anbefaler, at varslingen sker skriftligt, så I kan dokumentere, hvilke dage ferien er varslet til, og at varslingen er sket rettidigt.

Husk at reservere ferie til lukkeperioden

Som arbejdsgiver skal I sikre, at medarbejderne har ferie nok tilbage til at dække de dage, hvor virksomheden holder ferielukket.

Det betyder, at I kan blive nødt til at reservere en del af medarbejdernes ferie til lukkeperioden. I kan også være nødt til at afvise ferieønsker tidligere på året, hvis medarbejderen ellers ikke har ferie nok tilbage til dagene mellem jul og nytår.

Hvis I ikke sørger for, at der er ferie tilbage til lukkeperioden, kan virksomheden risikere at skulle betale løn for lukkedagene, selvom medarbejderen ikke arbejder.

Hvis medarbejderen ikke har ferie nok

Hvis en medarbejder ikke har optjent nok betalt ferie til hele lukkeperioden, bør I på forhånd tage stilling til, hvordan dagene skal håndteres.

Det kan fx være ved:

• Brug af feriefridage

• Aftale om ferie på forskud

• Brug af overført ferie

• Frihed uden løn for de dage, der ikke kan dækkes af betalt ferie

Det er vigtigt, at løsningen er klart aftalt og kommunikeret til medarbejderen.

Særligt om feriefridage

Feriefridage er ikke reguleret af ferieloven, men følger af de gældende overenskomster og eventuelt virksomhedens egne regler for medarbejdere, der ikke er omfattet af overenskomst.

Efter TEKNIQs overenskomster kan feriefridage varsles på samme måde som restferie. Det betyder, at arbejdsgiver kan varsle, at medarbejderne skal bruge feriefridage i forbindelse med virksomhedslukningen, hvis varslingen sker med mindst 1 måneds varsel.

Det skal tydeligt fremgå af varslingen, om de enkelte dage mellem jul og nytår dækkes af ferie, feriefridage eller eventuelt fri uden løn.

Kommunikér klart og i god tid

For at undgå misforståelser bør I informere medarbejderne skriftligt og i god tid.

Informationen bør indeholde:

• Hvilke konkrete dage virksomheden holder lukket

• Om dagene skal dækkes af ferie, feriefridage eller fri uden løn

• At ferie og feriefridage varsles med mindst 1 måneds varsel

• At medarbejderne skal have ferie eller feriefridage nok tilbage til lukkeperioden

• At ferieønsker før lukkeperioden kan blive afvist, hvis de betyder, at der ikke er ferie nok tilbage

Klar og tidlig kommunikation gør det lettere for både virksomheden og medarbejderne at planlægge juleperioden korrekt.