Fejl med skattefrie diæter kan koste arbejdsgiveren dyrt

Reglerne om arbejdsgiveres mulighed for at udbetale skattefrie godtgørelser er en fremragende opfindelse. De gør det nemlig muligt at dække ansattes rejseudgifter med faste beløb på en nem måde, og at udbetale skattefrie kørepenge til ansatte, som bruger deres egen bil på jobbet. 

Det er en grundlæggende betingelse for udbetaling af skattefrie godtgørelser, at arbejdsgiveren ikke bare kontrollerer de kørsels- og rejseoplysninger, som medarbejderne afgiver enten på fysiske bilag eller ved indtastning i et særskilt system, men også kan dokumentere den foretagne kontrol. Du kan læse mere om formkravene i denne artikel. 

Desværre ved mange arbejdsgivere for lidt om reglerne, ligesom kontrolopgaven ofte bliver nedprioriteret i praksis. Ikke så meget på grund af uvilje, men snarere på grund af mangel på tid, og fordi arbejdsgiveren på udbetalingstidspunktet har fuldt overblik over medarbejdernes rutiner og arbejdsopgaver.

Skattemyndighederne er imidlertid meget nøjeregnende. De kræver, at reglerne bliver fulgt til punkt og prikke. Sker det ikke, bliver alle udbetalte godtgørelser – ikke kun dem, hvor der konkret findes fejl – som udgangspunkt anset for skattepligtige som A-indkomst. 

Det sidste betyder, at arbejdsgiveren hæfter for ikke-indeholdt kildeskat, og faktisk kan skattemyndighederne gøre denne hæftelse gældende uden først at have forsøgt at hente skatten hos medarbejderne. Se mere herom i denne artikel.

Selvom skattemyndighederne måske i første omgang retter skattekravet mod de ansatte, havner regningen alligevel ofte på arbejdsgiverens bord. Enten fordi de ansatte via et civilt søgsmål kræver at få dækket skatten, fordi den manglende kontrol er arbejdsgiverens ansvar, eller fordi arbejdsgiveren frivilligt tilbyder at friholde medarbejderne. Dette kan ske ved udbetaling af et løntillæg eller ved, at arbejdsgiveren efter særlige regler indbetaler et beløb svarende til 56 % af de udbetalte godtgørelser til statskassen. En udgift som i givet fald ikke kan fratrækkes i skatteregnskabet. Se mere herom i denne artikel.

På skat.dk er der for ganske nylig offentliggjort en afgørelse fra Landsskatteretten, der fint illustrerer, hvor lidt der skal til, før Skattestyrelsen rejser en sag.

Lille fejl – stor betydning

Sagen handlede om en entreprenørvirksomhed med opgaver i hele landet, som af Skattestyrelsen var blevet pålagt at indberette udbetalte skattefrie diæter til 20 medarbejdere som løn, fordi der i styrelsens optik ikke var udført kontrol med grundlaget for udbetalingen, idet rejsernes start- og sluttid ikke fremgik af medarbejdernes rejsebilag. Indberetningen angik et enkelt år (2023) og drejede sig om et beløb på 1.946.373 kr., svarende til et gennemsnitligt beløb på små 100.000 kr. for hver af de ansatte, og som inklusive restskattetillæg og morarenter formentlig har udløst en restskat på over 50.000 kr. for hver af dem.

Virksomheden lagde under klagesagen et betydeligt arbejde i at dokumentere start- og slut-tidspunktet for de enkelte rejser, men forgæves. Landsskatteretten stadfæstede afgørelsen om indberetningspligt med den begrundelse, at der på tidspunktet for udbetalingerne ikke havde foreligget registreringer af rejsernes start- og sluttidspunkt. Det forhold, at selskabet efterfølgende havde forsøgt at opdatere rejseafregningerne var uden betydning, da efterfølgende udarbejdede bilag ikke tillægges bevismæssig værdi.

Det fremgår ikke, hvorvidt virksomheden havde til hensigt at dække medarbejdernes skatteregning. Hvis dette er tilfældet, og det sker ved udbetaling af et løntillæg, vil dette formentligt skulle være på noget over 2 mio. kr. for efter skat at være tilstrækkeligt til at dække regningerne. Inklusive sagsomkostninger vil oprydningen således koste virksomheden mere end de oprindelige diæter.